7 dicas de gerenciamento de projetos para melhorar a produtividade

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A vida de um gerente de projeto nunca é monótona. Entre monitorar a produtividade, comunicar-se com os membros da equipe e, de modo geral, promover um senso de comunidade, há muito trabalho para mantê-lo ocupado. Adicione tudo isso ao caos de negócios que foi criado pela pandemia do coronavírus, e o trabalho do gerente de projeto ficou um pouco mais complicado.

Particularmente com a pandemia em pleno andamento, a capacidade de manter sua equipe produtiva enquanto trabalhava remotamente tornou-se o objetivo geral dos gerentes de projeto em todo o mundo. Na verdade, as estatísticas mostram que o som estratégias de gerenciamento de projetos pode evitar que as organizações desperdicem até 28 vezes menos dinheiro a longo prazo. Felizmente, estamos aqui para ajudá-lo a estabelecer algumas estratégias eficazes.



Se você encontrou o clichê “ novo normal 'Para ser um pouco difícil de gerenciar, temos sete dicas que devem ajudá-lo a aliviar o estresse de gerenciar um projeto durante a pandemia. Dê uma olhada em nossas sugestões abaixo e lembre-se de que você não é o único que precisa de um pouco de ajuda durante estes - novamente clichês - tempos de incerteza.



Defina metas claras

Os membros da sua equipe não são médiuns. Mesmo o funcionário mais proficiente do planeta não pode saber o que você quer que eles façam sem que você lhes diga, o que significa que a única maneira de garantir que sua equipe esteja trabalhando de forma eficaz e eficiente é definir metas da forma mais clara possível.

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Contexto objetivos claros vem em mais formas do que simplesmente comunicar o que você deseja de um determinado projeto. Obviamente, informar sua equipe sobre o resultado desejado ajuda, mas você precisará ser um pouco mais abrangente se quiser resultados. Designar a urgência de tarefas específicas, definir marcos menores no caminho para uma meta maior e manter os objetivos tão concretos quanto possível são maneiras de levar o estabelecimento de metas a um nível mais eficaz, especialmente quando se trata de produtividade.



Estudos mostram que 90% das pessoas desempenho inerentemente melhor com metas relevantes e desafiadoras definidas com antecedência. Consequentemente, definir metas é menos uma questão de organização e mais uma questão de fazer o trabalho - e bem feito.

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Comunicar efetivamente

Isso não se aplica apenas a relacionamentos românticos de longa duração; a comunicação é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos eficaz. Na verdade, as empresas com experiência em práticas de comunicação eficazes 50% menos rotatividade de funcionários , o que torna isso uma questão dos resultados financeiros da sua empresa, bem como da sua própria estratégia de gestão.

Para ser claro, comunicar-se de forma eficaz não significa comunicar-se constantemente. Verificar com muita frequência ou fornecer muitas instruções pode ter um impacto absolutamente negativo sobre os membros de sua equipe, especialmente se você ainda não construiu um relacionamento de confiança. Para se comunicar de forma eficaz, você deve atender seu estilo de gestão a cada funcionário, transmitindo metas e expectativas de acordo. Caso contrário, você terá as mãos ocupadas com um monte de reclamações.



Gerenciar riscos

Pergunte a qualquer especialista, gerente de projeto ou qualquer pessoa realmente, e eles dirão que o gerenciamento de riscos é de vital importância quando se trata de sua estratégia de gerenciamento. Os riscos, neste caso, referem-se a qualquer fonte - interna ou externa - que possa atrapalhar o andamento ou mesmo a conclusão de um projeto.

Gerenciamento de riscos vem em muitas formas diferentes, no que diz respeito ao mundo dos negócios. Pode ser um novo pai tendo problemas para conciliar trabalho e vida familiar, pode ser um funcionário estudante sendo pego fazendo a lição de casa enquanto está atrasado em um projeto, ou pode ser algo tão simples como ter uma equipe que trabalha melhor de manhã do que em a tarde. Um bom gerente de projeto será capaz de não apenas gerenciar esses riscos à medida que eles se apresentam, mas também planejar com antecedência os riscos potenciais que podem surgir, para que você não fique tentando se atualizar quando realmente importa.



Avalie consistentemente

Dependendo do seu setor, pode ser muito difícil medir com exatidão o desempenho exato de sua equipe. Métricas específicas nem sempre são fáceis de encontrar, o que significa que avaliar sua equipe de forma consistente está longe de ser uma caminhada no parque. Ainda assim, as avaliações são fundamentais para o gerenciamento eficaz de sua equipe, portanto, você precisa encontrar uma maneira de fazer isso de forma consistente para garantir que sua equipe permaneça no caminho certo. Então, como você avalia sua equipe de forma consistente?

Gerentes bem-sucedidos rastreiam o progresso do projeto diariamente, encontram marcos menores para monitorar e verificam com frequência - mas não com muita frequência. Além disso, você descobrirá que bons gerentes não se preocupam muito com os detalhes. A perfeição é inimiga do bom, e as avaliações são decididamente imperfeitas quando se trata do mundo dos negócios, portanto, dê a você e à sua equipe um pouco de liberdade para evitar o esgotamento.

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Promova a colaboração

De que adianta ter uma equipe inteira se eles não estão trabalhando juntos? Os gerentes estão sempre focados no desempenho dos indivíduos, mas a realidade é que os projetos costumam ser totalmente por comitê. A capacidade de promover a colaboração com eficácia pode fazer uma grande diferença no que diz respeito à velocidade e qualidade de um projeto concluído. Mas como você incentiva a colaboração quando uma pandemia global resultou em mais pessoas trabalhando em casa de pijama?

Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos foi criado para lidar com esse tipo de tarefa remotamente. Quer se trate de fóruns de discussão, seções de comentários ou mesmo uma simples lista de colaboradores em um projeto, promover a colaboração tem tudo a ver com fornecer os caminhos para trabalhar juntos e incentivar os membros da sua equipe a realmente usá-los. E com 86% dos executivos citando a falta de colaboração como uma das principais causas do fracasso no mundo dos negócios, é seguro dizer que trabalhar em conjunto pode fazer toda a diferença.

Comemore os sucessos

Fazendo o seu funcionários se sentem apreciados pois seu trabalho árduo pode parecer desnecessário, especialmente se não for o final do ano ou durante as avaliações de pessoal. No entanto, os funcionários da era moderna estão significativamente mais abertos ao feedback, especialmente quando é positivo, e inclinados para a celebração dos sucessos no local de trabalho.

Estatísticas mostram que até 40% dos funcionários dizem que se esforçariam mais se fossem reconhecidos por seus esforços de maneira mais consistente. Tudo a partir de um simples “ótimo trabalho!” a uma festa de pizza completa para concluir um projeto pode motivar sua equipe a trabalhar mais, de forma mais inteligente e por mais tempo, então por que não lançar alguns elogios a eles?

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Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos

Todas essas dicas para melhorar o gerenciamento de projetos podem parecer muito assustadoras. Afinal, definir metas, celebrar sucessos, fomentar a colaboração e tudo isso demandará tempo e recursos que provavelmente já estão esgotados. É aí que uma boa ferramenta de gerenciamento de projeto pode ser útil.

O software de gerenciamento de projeto certo é projetado para lidar com todas essas estratégias e muito mais. Você pode atribuir tarefas, medir o progresso, monitorar a produtividade e, sim, comemorar os sucessos de uma forma simplificada que seja tão envolvente quanto abrangente. Concedido, o custo adicional pode atingir seu orçamento já inexistente, mas o retorno sobre o investimento definitivamente vale a pena - especialmente quando você vê o quão produtivo, comunicativo e absolutamente feliz isso tornará sua equipe no longo prazo.


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