Definição da agenda para reuniões

Veja também: Reuniões conscientes

Enquanto nossa página Reuniões Eficazes aborda o propósito de uma agenda e como defini-la, nossa página, O papel do secretário explica que a definição da agenda é uma tarefa geralmente realizada pelo presidente e pelo secretário juntos.

Esta página fornece mais detalhes sobre esta tarefa essencial e o ajudará a desenvolver agendas que apóiem ​​reuniões eficazes e de alta qualidade.

O que é uma agenda?

Em sua forma mais simples, uma agenda apresenta a lista de itens a serem discutidos em uma reunião.



Deve incluir:

  • O propósito da reunião ; e
  • A ordem em que os itens serão discutidos , para que a reunião cumpra o seu objetivo. Posteriormente, isso definirá a ata da reunião.
Para obter mais informações sobre como redigir atas, consulte nossa página: O papel do secretário .

A agenda pode incluir mais ou menos detalhes e geralmente contém horários para cada item.

Uma agenda é uma ferramenta para os participantes, incluindo, mas não se limitando a, o presidente e o secretário. Desempenha várias funções, antes, durante e depois de uma reunião.

Essas funções incluem:

  • Ajuda os participantes em potencial a decidir se precisam comparecer . Ao definir o que será discutido e por quanto tempo, ele mostra aos participantes em potencial se eles são cruciais para a discussão e se isso é crucial para eles. Eles podem então tomar uma decisão informada sobre se comparecerão ou se farão sua contribuição por escrito ou por meio de outro participante.
  • Ajuda os convidados a se prepararem para a reunião . Junto com quaisquer artigos, permite que eles entendam o que será discutido e pensem sobre os problemas com antecedência. Eles também podem preparar quaisquer fatos ou números para que tenham as informações necessárias em mãos para fazer uma contribuição efetiva.
  • Ele fornece uma estrutura para a reunião . Isso significa que qualquer pessoa que esteja se desviando do tópico pode ser trazida de volta ao assunto em questão de forma rápida e fácil.
  • Da mesma forma, permite que o presidente controle a reunião . Uma pauta cronometrada é especialmente útil para isso, já que o presidente pode passar para o próximo item quando o tempo acabar, pedindo aos participantes que continuem a discussão em outro lugar, se necessário.
  • Por fim, oferece uma maneira pela qual o sucesso da reunião pode ser julgado . Como a agenda inclui o propósito, os participantes podem ver se a reunião atingiu seu objetivo ou não. Isso deixa claro se futuras reuniões são necessárias sobre o mesmo assunto.

Como definir uma agenda

Existem, em geral, cinco ou seis grandes áreas a serem cobertas em uma agenda:

  • Logística

    Isso inclui data, hora e local da reunião, seu título e uma lista de participantes convidados.

  • Objetivo

    O objetivo da reunião e quaisquer informações básicas, como se esta é a primeira de uma série de reuniões.

  • Serviço de limpeza

    Isso deve incluir boas-vindas e introduções e qualquer desculpas pela ausência . Também deve abranger aprovação da ata anterior , e qualquer questões que surgem daqueles que não são tratados em outra parte da agenda.

    Em uma reunião formal, a limpeza também abrangerá as alterações necessárias à última ata, que deverá ser documentada formalmente na ata desta reunião.

  • Itens

    Esta é a ‘carne’ da agenda. Cada item deve ter um número, um título e um apresentador / líder. Ele também deve ter um limite de tempo sugerido para a discussão.

    O tempo pode ser difícil de determinar sem experiência anterior da reunião. A secretária pode precisar perguntar ao apresentador / líder quanto tempo eles acham que um determinado item levará e depois discutir o assunto com o presidente. A alocação final deve ser baseada na importância do item para o objetivo da reunião e seu nível de controvérsia. Um item muito polêmico que é incidental ao objetivo da reunião deve ser adiado para discussão em outro lugar.

    a capacidade de compreender e se relacionar com a situação e os sentimentos de outra pessoa é:

Cuidado!


Em alguns ambientes formais, certos grupos ou indivíduos podem ter o poder de solicitar que itens sejam incluídos na agenda. Isso terá de ser acomodado, ou fazendo-o ou por uma negociação cuidadosa de outra oportunidade para discussão, se a agenda já estiver muito cheia.


  • Qualquer outro negócio (AOB)

    Muitas agendas terminam com um item em 'Qualquer outro negócio' ou 'AOB'. Embora possa ser uma oportunidade para os participantes sinalizarem algo para inclusão em uma agenda futura, também pode ser muito prejudicial para o andamento da reunião.

    Os participantes podem usar AOB para sequestrar uma reunião para seus próprios fins e mudar todo o sentimento da reunião, muitas vezes de uma discussão altamente positiva e focada na ação para uma reclamação. Como AOB tradicionalmente vem por último, também é o item que os participantes têm mais probabilidade de se lembrar, especialmente se tiver tom negativo.

    Uma reunião bem dirigida, com uma agenda bem preparada, deve significar que ninguém deseja levantar outros assuntos.

    Portanto, é altamente recomendável que você:

    • Não inclua AOB como um item da agenda; ou
    • Se você incluir AOB na agenda, concorda que será apenas uma forma de levantar questões para discussão em uma reunião futura ou em outro lugar.

    O mau sentimento por excluir AOB pode ser evitado oferecendo aos participantes a oportunidade de sugerir itens para inclusão na agenda com antecedência.

    É, no entanto, a decisão final do presidente sobre quais itens devem ser incluídos, tomada em conjunto com o secretário, em sua função de guardião do processo.

    como você descobre a área de um retângulo
  • Fechar

    Isso deve incluir o resumo da reunião do presidente, a data e hora da próxima reunião e quaisquer ações acordadas e quem é o responsável.

Melhor dica!


Em geral, as agendas devem ser documentos curtos, de preferência não mais do que uma página.

No entanto, uma breve nota explicativa de cada item, incluindo o que provavelmente será discutido e o que está fora do escopo, ajudará os participantes a se prepararem melhor e apoiará o presidente no controle da reunião.

Quebras na agenda

Algumas reuniões, por exemplo, reuniões formais do conselho ou dias ausentes, podem durar o dia todo ou até mesmo por mais de um dia.

As pautas dessas reuniões obviamente precisarão incluir intervalos, geralmente pelo menos um intervalo pela manhã e um à tarde, bem como um intervalo para o almoço.

No entanto, mesmo uma reunião mais curta pode se beneficiar de um ou mais intervalos programados. Eles oferecem a oportunidade de discussão entre dois ou mais participantes fora da reunião principal e também permitem que a reunião volte aos trilhos se um ou mais itens demoraram mais do que o esperado.

Tornando as reuniões mais produtivas

Uma boa agenda garante que a discussão flua, mas seja focada, que a reunião atinja seu objetivo e que seja um uso produtivo do tempo dos participantes.

Reservar um tempo para preparar uma agenda será um tempo bem gasto. Também demonstrará aos participantes que você valoriza o tempo deles tanto quanto valoriza o seu. O esforço também será recompensado mais adiante: quando as pessoas souberem que suas reuniões funcionam bem e atingirem seus objetivos, será mais provável que elas participem delas no futuro.

Veja também:
Reuniões - Planejamento e Estrutura
Conduzindo uma reunião - O papel do presidente
O papel do secretário e a tomada de atas