Evitando confusão ao se comunicar internacionalmente por e-mail

Veja também: Consciência Intercultural

Você sabia que na França houve recentemente uma proibição de os funcionários checarem e-mails de trabalho após as 18h?

Quer percebamos ou não, diferentes países e culturas abordam os e-mails de maneiras diferentes. Isso pode levar a sérios problemas de comunicação.



A forma como nos comunicamos atingiu níveis que se assemelham a cenas de um filme futurista de ficção científica dos anos 1980. A capacidade de anexar este artigo a um e-mail e enviá-lo a um editor em todo o mundo mudou fundamentalmente a maneira como todos trabalhamos.



Com toda essa tecnologia, nossas vidas, sem dúvida, se tornaram muito mais fáceis, mas também causou problemas que precisam ser superados, especialmente quando se trata de trabalhar globalmente, culturalmente e virtualmente.

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Todos nós tendemos a usar e-mails quando trabalhamos, no entanto, quantos de nós realmente apreciam as armadilhas envolvidas em se comunicar dessa forma? Isso é especialmente verdadeiro quando se trabalha internacionalmente - as diferenças de idioma e culturais têm um grande impacto em como escrevemos, lemos, interpretamos e usamos e-mails. Se for ignorado, pode levar a uma comunicação deficiente, mal-entendidos, perda de tempo, ineficiências e negócios perdidos.



Assim como diferentes países e culturas têm diferentes abordagens para reuniões ou presentes, eles também abordam os e-mails de forma diferente. Considere essas diferenças potenciais e o impacto que elas podem ter na comunicação.

Pergunte a si mesmo


  • Qual é o propósito de um e-mail?
  • Como deve ser formatado?
  • Quando um deve ser enviado?
  • Qual é o prazo em que uma resposta é esperada?
  • Você pede dados pessoais ou os mantém estritamente profissionais?
  • É um e-mail para informar, instruir ou engajar?
  • O que não é aceitável colocar em um e-mail?
  • Que tom ou nível de formalidade você deve esperar?

Como você pode pesquisar a etiqueta do cartão de visita ao viajar para o Japão, deve-se, da mesma forma, observar como eles devem adaptar seus e-mails ao escrever para alguém no Japão ou onde quer que seja.



Neste breve artigo, veremos duas questões importantes que devem ser consideradas ao enviar e-mails para trabalho em escala internacional: linguagem e cultura .

canalizar adequadamente seu nervosismo pode melhorar o desempenho da fala.

Língua

A língua inglesa continua a ser a língua franca do mundo moderno dos negócios, mesmo que cada vez mais pessoas estejam realmente falando outras línguas.

Não é o mais fácil dos idiomas se tornar proficiente, então aqueles que não se sentem confortáveis ​​com ele podem facilmente cometer erros que levam à confusão e mal-entendidos e isso não vai exatamente tornar as transações comerciais mais fáceis, apesar da rapidez da comunicação.

Se o inglês for sua segunda língua, isso pode levar a ortografia erros pobre gramática e, como resultado, uma total falta de clareza. A pessoa que enviou a mensagem pode muito bem ter tido problemas para escrevê-la, mas aqueles que a recebem agora têm o problema de descobrir exatamente o que tudo isso significa.

Pense na ambigüidade. Veja as frases abaixo. Mesmo um falante nativo de inglês terá dificuldade em decifrar o significado ou a ênfase exata; então imagine se você é da Índia ou do Brasil?

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  • A senhora atingiu o homem com um guarda-chuva.
  • Ele deu a ela comida de gato.
  • O homem viu o menino com o binóculo.
  • Eles são cães de caça.
  • Eu a vi abaixar.

Veja o que quero dizer?

Então, como você pode superar um problema dessa natureza? É importante olhar além do formulário para a intenção e, se ainda houver confusão, responda ao e-mail pedindo esclarecimentos sobre os pontos sobre os quais você não tem certeza. Outra boa sugestão é enviar perguntas fechadas que simplesmente exigem respostas 'sim' ou 'não'.

Se o inglês é sua língua nativa, é fundamental que você comece a adaptar seu estilo de escrita para um 'inglês internacional'. Lembre-se de que nem todo mundo vai ler seus e-mails e entender na primeira vez; algumas pessoas podem levar muito tempo para digerir e decodificar um e-mail complexo em inglês.

Mantenha os e-mails simples - gramática simples, vocabulário simples e mensagens simples.
Você também deve evitar o uso de gírias, expressões idiomáticas ou ditados que possam confundir o leitor na outra extremidade, resultando em perda de minutos valiosos para pesquisar uma frase obscura em inglês.

Lembre-se, todos nós podemos falar e escrever em inglês, mas todos nós falamos e escrevemos de maneira um pouco diferente, portanto, lembre-se disso da próxima vez que ler ou escrever um e-mail para alguém no exterior.


Cultura

Quando você mantém uma reunião cara a cara com alguém de outra cultura, nem sempre é fácil. No entanto, com o benefício do bom senso e tendo sua contraparte em uma mesa, você pode tornar tudo mais fácil. Com e-mails, ninguém tem esse luxo - pode ser sem rosto, sem voz e sem tonalidade em todos os sentidos.

Diferentes culturas usam formatos variados para e-mails e você precisa aprender sobre isso. Algumas culturas adotam uma cultura formal começando um e-mail dirigindo-se a alguém com o nome e às vezes até o sobrenome. Outras culturas podem não fazer isso de forma alguma e simplesmente entrar de cabeça no negócio em questão. A pesquisa é necessária porque se você enviar um e-mail informal para alguém que está acostumado a receber e-mails formais continuamente, ele pode parecer sem graça.

As culturas também abordam os e-mails de maneiras diferentes. Para alguns, o e-mail é a expressão formal de um interesse comercial - é sério. Outros os vêem como “para fins informativos” e não atribuem o mesmo senso de gravidade a eles.

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Por exemplo , um americano pode enviar um e-mail a um fornecedor com uma longa lista de necessidades, prazos e perguntas, esperando uma resposta imediata. O destinatário no Paquistão pode, no entanto, receber o e-mail em uma sexta-feira (um dia sagrado) e, além disso, ele vê o e-mail como um resumo de coisas que eles precisam responder ao remetente 'em algum momento'

A abordagem de tempo e prioridade é completamente diferente. Como resultado das diferenças, o americano vê o paquistanês como preguiçoso ou incompetente e reclama, o que leva o paquistanês a ver o americano como rude, agressivo e arrogante. Na realidade, nenhum deles é nenhuma dessas coisas.

Veja nossa página em Comunicação intercultural para mais.



Conclusões

O e-mail é uma parte tão importante da condução dos negócios que essas questões não podem ser desconsideradas. É vital reduzir as chances de mal-entendidos que podem levar os negócios em uma direção totalmente errada.

As pessoas devem manter a mente aberta para reduzir essas falhas de comunicação e fazer esforços extras para tentar entender de onde a outra pessoa está vindo.


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