Conduzindo uma Reunião

Veja também: Reuniões conscientes

Se os preparativos apropriados tiverem sido feitos, o cenário está pronto para uma reunião eficaz.

Agendas terá sido produzido e distribuído. Os participantes chegarão sabendo o que será discutido e com informações básicas suficientes para fazer contribuições relevantes. Se apropriado, eles terão consultado as pessoas que representam e discutido quaisquer questões pertinentes.

Veja nossa página: Reuniões - Planejamento e Estrutura para aprender como.




Esta página examina a função do presidente cuja função é dirigir a reunião.

O papel do presidente

Em uma reunião mais formal, o presidente delineará o propósito da reunião e lembrará os membros por que estão lá.

Em tal reunião, há pouca necessidade de se referir a este procedimento, pois isso está implícito na etiqueta estabelecida, a saber:

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  • O presidente controla a reunião.
  • Todas as observações são dirigidas por meio do presidente.
  • Os membros não interrompem uns aos outros.
  • Os membros pretendem chegar a um consenso.
  • Uma votação é encaminhada se o consenso não for alcançado.
  • A maioria ganha o voto.
  • Todos os membros aceitam a decisão da maioria.

Isto é um modelo mas modelos alternativos podem ser adotados.

Quando a discussão estiver em andamento, é responsabilidade do presidente garantir que continue a fluir sem problemas, envolvendo todos os membros presentes e não permitindo que uma ou duas pessoas dominem a reunião. O resumo pelo presidente durante as reuniões pode:

  • Indique progresso ou falta de.
  • Refocalize a discussão que se desviou do assunto.
  • Conclua um ponto e conduza ao próximo.
  • Destaque os pontos importantes.
  • Ajude o secretário se necessário.
  • Esclareça qualquer mal-entendido.

O presidente deve ritmo a reunião, garantindo que seja executado no tempo. Se o planejamento foi executado corretamente, isso não deve ser um problema.

No final da reunião, o presidente deve lembrar aos membros o que eles alcançaram e agradecer por suas contribuições. Finalmente, a hora e a data da próxima reunião devem ser combinadas. Novamente, este é um modelo comum para reuniões eficazes; resultados bem-sucedidos podem ser alcançados de diferentes maneiras com diferentes estratégias para diferentes propósitos, portanto, adapte conforme apropriado para situações específicas.


O papel dos membros

Embora seja função do presidente dirigir a reunião, a participação de todos os membros também é fundamental para o sucesso da reunião.

Para garantir uma reunião eficaz, todos os participantes devem:

  • Faça qualquer preparação necessária antes da reunião.
  • Chegue na hora certa.
  • Mantenha a mente aberta.
  • Ouça as opiniões dos outros.
  • Participar.
  • Evite dominar o processo.
  • Evite situações de conflito.
  • Evite conversas paralelas que distraiam os outros.
  • Faça perguntas para esclarecer o entendimento.
  • Anote qualquer ação acordada. (Ver: Tomando notas )
  • Após a reunião, execute qualquer ação acordada e informe os outros, conforme apropriado.
Veja também: O papel do secretário e como redigir atas .

Por que as reuniões podem ser ineficazes

Existem muitos motivos pelos quais as reuniões não são eficazes, alguns deles incluem:

  • A reunião é desnecessária e gira em torno da discussão de questões triviais, desperdiçando assim o valioso tempo dos membros.
  • A reunião carece de clareza de propósito , ou seja, as metas e objetivos não estão claramente definidos.
  • Estilo de liderança inadequado , ou seja, o presidente domina e fecha ou desconsidera outras contribuições. Veja nossa página: Estilos de liderança .
  • O presidente exerce pouco controle e permite que um ou dois membros dominem os procedimentos.
  • A reunião é muito grande limitando assim o fluxo de discussão e impedindo que todos os membros possam contribuir.
  • Surgem decisões que não são verdadeiramente representativas.
  • Os problemas são mais discutidos do que discutidos.
  • As decisões estão atrasadas ou não foram implementadas.
  • Nenhuma decisão clara é feita.
  • Os minutos são imprecisos ou visto como sendo manipulado pelo presidente ou secretário para seus próprios fins.
  • As pessoas erradas estão presentes , evitando assim que a reunião prossiga de forma eficaz, por exemplo, os presentes têm que se referir a outra pessoa e, portanto, não podem comentar de forma eficaz.

Resumo

Existem muitos tipos de reuniões e muitas razões pelas quais as reuniões podem ser ineficazes.

Para que as reuniões sejam efetivas, é necessária a participação de todos os presentes. As principais habilidades de comunicação interpessoal e audição são importantes.

Para garantir o sucesso de uma reunião, uma boa preparação é essencial e o papel do presidente é fundamental. Se essas condições forem atendidas, todos os participantes devem deixar a reunião com uma sensação de realização, e não como se seu tempo tivesse sido perdido.

sinais de pontuação e quando usá-los

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Definição de uma agenda | O papel do secretário