Confidencialidade no local de trabalho

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A confidencialidade, ou não divulgação de certas informações, é importante em uma ampla gama de empregos.

A confidencialidade é importante por motivos legais e de reputação, e também porque seu futuro emprego pode depender disso.

Algumas informações são protegidas por lei em vários países, incluindo informações de identificação pessoal e também 'segredos comerciais'.



Portanto, é importante compreender a natureza da confidencialidade e como garantir que você cumpra as diretrizes legais ou éticas.


O que é confidencialidade?


Confidencialidade meios o Estado de manter segredo ou não divulgar informações . Vem de confiar , significando confiar em alguém ou contar segredos a eles.

Informações confidenciais, portanto, são informações que devem ser mantidas em sigilo ou em sigilo. A confidencialidade é simplesmente o ato de manter essa informação privada.


Tipos de informação confidencial

Existem, de um modo geral, cinco tipos principais de informações confidenciais.

1. Informações do funcionário

No decorrer do trabalho, você ouvirá informações sobre pessoas de sua organização. Algumas delas serão fofocas infundadas e outras informações que você encontrou no decorrer de seu trabalho, especialmente se você for um gerente de linha ou trabalhar com recursos humanos.

Lidando com Fofoca


Nem é preciso dizer que você não deve espalhar fofoca, especialmente se você não sabe se é verdade. Até mesmo perguntar a outra pessoa se ela sabe se é verdade que x fez y pode ter enormes consequências para a reputação de x.

Como regra geral, se você não perguntar à pessoa em questão, ou mencionar isso na cara dela, não mencione pelas costas.

Obtenha uma reputação de integridade, em vez de fofocar.


Se você se deparar com informações privadas no decorrer do seu trabalho, incluindo quaisquer informações que identifiquem uma pessoa (nome, endereço, nome de solteira e assim por diante), então você não deve revelá-lo a outras pessoas . Isso também se aplica a informações coletadas em entrevistas sobre antecedentes étnicos, deficiências e assim por diante.

Existem requisitos legais sobre como manter esse tipo de informação segura e protegida em muitos países. Se você violar essas leis, provavelmente será pessoalmente responsável e poderá ser processado.


2. Informações Gerenciais

As informações gerenciais incluem informações sobre indivíduos, como ações disciplinares, e também sobre ações gerais de gerenciamento, como demissões planejadas ou questões de relacionamento com os funcionários.

Alguns tipos de informações gerenciais se tornarão públicos no devido tempo - como redundâncias planejadas - e outras informações podem permanecer confidenciais por muito mais tempo.


3. Informações Organizacionais

As informações organizacionais também são conhecidas como informações comerciais ou 'segredos comerciais'.

A definição cobre qualquer coisa não é de domínio público que ajuda a organização a fazer seu trabalho melhor ou com mais eficiência. Portanto, incluiria, por exemplo, informações sobre processos industriais, orçamentos, custos, previsões e até mesmo informações de contato do cliente.

AVISO!


Às vezes, as informações organizacionais são cobertas por acordos de confidencialidade ou contratos de trabalho. Se você se sentir tentado a divulgar qualquer informação dessa natureza, você deve verifique primeiro o seu contrato e, se necessário, obtenha aconselhamento jurídico .


4. Informações do cliente ou contato

As informações do cliente e de contato são parcialmente cobertas por 'segredos comerciais'.

No entanto, as mudanças futuras na legislação de proteção de dados na Europa (e relacionadas a quaisquer dados mantidos sobre um cidadão de um país da União Europeia) significam que eles precisam ser considerados e mantidos de forma diferente.

Se você acha que isso pode afetar você ou sua empresa, é aconselhável procurar aconselhamento jurídico.


5. Informações Profissionais

Alguns profissionais - incluindo médicos, advogados e contadores - obtêm informações sobre indivíduos ou organizações por meio de sua posição profissional.

Por exemplo:

  • Os médicos sabem sobre os detalhes das condições e tratamentos de seus pacientes;
  • Os advogados conhecem detalhes de testamentos e processos judiciais, alguns dos quais podem ser protegidos por lei; e
  • Os contadores saberão sobre os impostos e a renda de seus clientes.

Esses profissionais geralmente são regidos por códigos de conduta profissional, bem como por requisitos legais formais.


Confidencialidade casual vs. legal

Há uma distinção a ser feita entre expectativas casuais de confidencialidade e requisitos legais.

  • Existem informações que podem ser ditas e que devem ser mantidas em segredo, mas onde a única obrigação de fazê-lo é pessoal

    Por exemplo, uma colega diz a você que está grávida e explica que ainda não contou a ninguém e prefere que não seja público por enquanto.

    Ela queria dizer a você porque você é um amigo / alguém em quem ela confia para protegê-la se o enjôo matinal for ruim / seu gerente de linha.

  • Não há nenhuma exigência absoluta ou legal para você não contar a ninguém. No entanto, esteja ciente de que, se fizer isso, você terá quebrado a confiança dela.

    Você não esperaria que ela fosse feliz, e sua reputação de alguém em quem confiar e em quem confiar terá desaparecido (e provavelmente não apenas com ela).

  • Existem informações que legalmente não podem ser compartilhadas com outras organizações ou indivíduos, exceto sob certas circunstâncias muito específicas

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    Por exemplo, você pode querer compartilhar ou vender uma lista de detalhes de contato do cliente para outra organização. Em muitos países, você só pode fazer isso se tiver obtido o consentimento explícito desses clientes.

    • Informação mais pessoal (ou seja, qualquer informação pessoal de um indivíduo, como números do seguro nacional, nome completo, endereço, endereço de e-mail ou similar) não pode, por lei, ser divulgado sem consentimento .

    • Você também pode ser processado se compartilhar informações individuais com seu empregador com qualquer um dos concorrentes da empresa, ou divulgá-las de uma forma que possa prejudicar o preço das ações . Isso inclui informações sobre funcionários, processos ou produtos que ainda não são de domínio público.


Protegendo Informações Confidenciais

Se você lida regularmente com informações confidenciais, deve tomar medidas para garantir que as proteja de forma adequada.

Devem incluir, por exemplo:

  • Garantir que as informações confidenciais fiquem sempre trancadas à noite e não sejam deixadas sem vigilância durante o dia;
  • Proteger com senha arquivos de computador confidenciais;
  • Marcar informações confidenciais como tal e garantir que as cópias em papel sejam destruídas antes do descarte; e
  • Garantir que você só divulgue informações confidenciais para quem precisa saber.

Quando quebrar a confidencialidade


Existem várias circunstâncias em que você pode e deve quebrar a confidencialidade.

Vocês maio quebrar a confidencialidade quando:

  • As informações divulgadas a você sugerem que algo pode acontecer ou ter acontecido que não é do interesse da organização. Pode haver um equilíbrio a ser alcançado entre as necessidades do indivíduo e da organização.
  • Se algo aconteceu que vai contra o seu código de conduta profissional ou que você acredita estar errado. Muitas organizações têm códigos para proteger 'denunciantes', mas isso ainda é difícil de fazer, e você deve estar ciente de que pode haver falhas em termos de reputação organizacional.

Vocês deve quebrar a confidencialidade quando:

  • Existe a possibilidade de que um crime tenha sido cometido , porque você é obrigado a denunciá-lo à polícia.
  • Se houver suspeita de abuso infantil ou abuso de outra pessoa vulnerável, mesmo que isso possa ficar aquém da atividade criminosa. Nessas circunstâncias, você deve ter o cuidado de explicar à criança - ou à pessoa que lhe contou - o que pretende fazer e por quê, para ter certeza de que ela entende e será protegida durante o processo.

Senso Comum e Padrões Profissionais

Muito sobre a confidencialidade é senso comum ou coberto por padrões profissionais. Portanto, você precisa proteger as informações que dizem respeito a um indivíduo e que eles não gostariam que fossem divulgadas de forma mais ampla.

O que está mudando, e rapidamente, é a maneira como a lei considera a divulgação mais ampla. A tolerância está diminuindo. Se você lida regularmente com informações confidenciais, pode ser hora de revisar o que você faz.


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