E-mails mais rápidos, menores e melhores: gerencie o volume, reduza o estresse, ame os resultados

E-mails mais rápidos, menores e melhores

Outro dia, eu estava marcando uma reunião com uma associada, para ser realizada em seu local de trabalho. Nunca nos conhecemos e sempre nos comunicamos por e-mail.

Deveria ter sido uma troca simples: eu transmitindo datas, horários e números possíveis. Ela confirma que seu escritório tinha a disponibilidade certa. Incrivelmente, isso levou oito mensagens a cumprir. E isso nos distraiu por três horas.

Por que demorou tanto? Analisando nossas mensagens, posso ver que nenhum de nós estava escrevendo com clareza suficiente ou lendo com bastante cuidado.



Ela ignorou uma das datas que mencionei e fez suposições sobre outras. Eu não tinha sido claro sobre quais dias da semana não eram possíveis ou destaquei os tempos de finalização difícil.

O e-mail nem sempre é entregue

Isso me fez sentir nostálgico por um tempo em que levaria três minutos no telefone. E eu me perguntei, nós dependemos demais do e-mail agora - a ponto de ele nos governar e não o contrário?

E-mails mais rápidos, menores e melhores - gerencie o volume, reduza o estresse, ame os resultados

Esse pensamento também tem incomodado a coach de liderança Dianna Booher, CEO do Booher Research Institute e autora de 48 livros.

Falamos sobre gerenciamento de e-mail quando a entrevistei para o nosso Entrevista com Especialista podcast há alguns anos.

Agora ela dedicou um livro inteiro a este tópico - “ E-mails mais rápidos, menores e melhores: gerencie o volume, reduza o estresse, ame os resultados . '

Nele, Booher cita pesquisas que mostram que, se não tivermos cuidado, o e-mail pode estrangular nossa produtividade. E isso é caro.

Ela calculou que o custo do tempo gasto com e-mail pode chegar a US $ 30.000 por ano, para um indivíduo que ganha US $ 75.000 mais benefícios. Portanto, literalmente vale a pena ser melhor no e-mail - escrevendo, lendo e organizando.

Feito para velocidade

Para ajudar na escrita, Booher oferece o mnemônico MADE. Significa mensagem, ação, detalhes e evidências.

Mensagem é um breve resumo do que queremos dizer. Ação é o que nós ou o destinatário precisamos fazer. Os detalhes são informações adicionais necessárias e as evidências ajudam com o histórico ou a clareza. Pode ser um anexo ou e-mails anteriores colados abaixo.

Esse conselho me lembra de uma conversa que tive com o autor Mike Song há uma década. Meu editor na época tinha lido o livro de Song, 'The Hamster Revolution: How to Manage Your Email Before It Manages You'. E ele sugeriu que convidássemos Canção como convidada em nosso podcast de Entrevista com Especialistas.

Qual das alternativas a seguir é um conjunto de habilidades de inteligência emocional?

Lembro-me de duvidar que conseguiríamos preencher meia hora com dicas por e-mail. No final, eu não queria que a entrevista parasse. O e-mail acabou sendo um ótimo tópico, e muitos dos conselhos de Song são tão relevantes hoje quanto eram naquela época.

Diga não às notificações

No podcast, ele nos deu suas três dicas principais. Primeiro, comece amigável. Song reconhece que a concisão é a chave. Mas ele acrescenta: “Não queremos perder todo o calor e humanidade de nossa correspondência”.

Em segundo lugar, desligue o ping! É difícil voltar ao trabalho após as notificações, independentemente de elas nos solicitarem para verificar nossas mensagens.

E em terceiro lugar, ele sugere que “filtremos com pastas” e desviemos “e-mails de baixa prioridade para algum tipo de pasta pré-designada que você verifica uma ou duas vezes por mês”.

Depois da minha conversa com Song, apliquei todas essas dicas, e ainda uso o sistema de pasta de e-mail Eu configurei todos esses anos atrás.

Muitas das dicas de Song combinam com o guia mais recente de Booher. Eles compartilham o foco em economizar tempo e maximizar todos os grandes aspectos das mensagens eletrônicas.

Assuntos

Por exemplo, ambos os autores enfatizam a utilidade de linhas de assunto bem escritas. E eles realmente podem ajudá-lo a escrever “menos, mais rápido, melhores e-mails”. Considere a diferença entre “Agenda da conferência” e “Agenda para a conferência de 11 de janeiro anexada, feedback devido às 16h de hoje”.

Os detalhes na segunda versão podem realmente ajudar os destinatários, especialmente se eles estiverem olhando para o e-mail em seus telefones enquanto estão em trânsito.

Quando a linha de assunto contém a mensagem inteira, algumas pessoas terminam com EOM, que significa 'fim da mensagem'. Isso informa aos destinatários que eles não precisam abrir o e-mail, salvando um clique.

Quando Song compartilhou essa dica comigo, me perguntei se isso poderia confundir as pessoas que não sabiam o que significava EOM. Encontrar exatamente a mesma dica no livro de Booher sugere que essa sigla se tornou mais difundida. Se houver alguma dúvida, usar a palavra 'Termina' em vez de EOM pode ter o mesmo efeito e pode ser mais claro.

Quais são as suas principais dicas para gerenciamento de e-mail? Junte-se à discussão abaixo!

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