Boa etiqueta de e-mail

Veja também: Escreva e-mails que convencem, influenciam e persuadem

Costuma-se dizer que escrever cartas é uma arte perdida. Todo mundo mudou para e-mails ou mensagens instantâneas. Isso certamente deveria significar que todo mundo sabe escrever e-mails, mas as evidências sugerem que não. Se errar - deixar de incluir as pessoas certas ou errar no tom - todos ficarão confusos e possivelmente ofendidos.

Esta página explica a etiqueta de e-mails. Ele cobre o básico, como entender a diferença entre 'Para', 'Cc' e 'Cco', e saber quando usá-los e a importância de uma assinatura, e é projetado para garantir que seus e-mails não ofendam ou perturbem .

Nossa página em Escrevendo e-mails eficazes explora como tornar seus e-mails mais prováveis ​​de serem acionados.




Endereçando Seu Email

Quando você envia um e-mail, o primeiro problema são os destinatários e, principalmente, se você deve usar ‘Para’, ‘Cc’ ou ‘Cco’.

  • 'Para' é usado para o destinatário principal, ou qualquer pessoa que precise tomar uma atitude . Sempre use 'Para' quando tiver apenas um destinatário.
  • ‘Cc’ é usado para pessoas que precisam ver o e-mail, mas não precisam realizar nenhuma ação como resultado . É comumente usado quando você precisa que alguém saiba que você enviou o e-mail. Pode ser o seu gerente ou um grupo: por exemplo, se você concordou em enviar um e-mail em nome de um clube ou grupo e deseja que o comitê saiba que você o fez e o que você disse , então você deve copiá-los.
  • ‘Cco’ é usado para pessoas que precisam ver o e-mail, mas onde você não precisa / quer que todos vejam quem recebeu o e-mail . Também é usado quando você tem a responsabilidade de proteger a privacidade das pessoas e não fornecer seus endereços de e-mail para todos, como uma lista de e-mail de grupo para um clube ou sociedade. Se todos os seus destinatários forem ‘Cco’, você precisará enviar o e-mail ‘Para’ você mesmo.

Qualquer destinatário pode responder a você. Os destinatários Cco não podem responder a todos os outros.

Usando ‘Responder a todos’


Quando você receber um e-mail, pense cuidadosamente se você precisa responder , e se você precisa ' responder a todos '(Isto é, sua resposta irá para todos na lista' Para 'ou' Cc 'do e-mail.

definir um perímetro de método que calcula o perímetro de um círculo.

Use 'responder a todos' apenas quando sua resposta realmente precisar ser vista por todos, e não apenas pelo remetente original.

Você NÃO precisa responder a todos quando:

  • Você está acusando o recebimento do e-mail (e considere se você precisa fazer isso);
  • Você está dizendo se e quando estará disponível para uma reunião; ou
  • Você está continuando uma conversa off-line com o remetente.


O Assunto do Email

Todos nós recebemos muitos e-mails para podermos gerenciar com uma caixa de entrada cheia de mensagens sem assunto. O assunto é a maneira como as pessoas filtram os e-mails e decidem se vão lê-los agora, mais tarde ou não vão lê-los.

Use o assunto do e-mail para explicar (resumidamente) do que se trata o seu e-mail.

MELHOR DICA!


Se o seu e-mail for urgente ou apenas para informação, DIGA na caixa de assunto. De preferência em maiúsculas, e antes de qualquer outra palavra, para que apareça. Por exemplo:

o que faz o ! em matemática
  • Assunto: URGENTE: Vacinação infantil: consentimento necessário.
  • Assunto: APENAS PARA INFORMAÇÃO: Slides da reunião desta manhã.

Isso significa que ela será lida imediatamente se necessário e / ou deixada de lado para depois, sem que o destinatário tenha que se preocupar com isso.

NÃO fique tentado a abusar disso. Se o fizer, o (s) seu (s) destinatário (s) provavelmente ignorarão futuros e-mails 'urgentes' e você não poderá usar isso novamente, mesmo quando realmente precisar.

Você também pode usar seu cliente de e-mail para enviar mensagens de alta (ou baixa) importância. Isso sinaliza e-mails na caixa de entrada do destinatário, tornando-os mais fáceis de detectar. Novamente, é importante que você use esses sinalizadores apenas quando os e-mails forem realmente muito importantes e / ou urgentes.


‘Superando e protegendo’ seu e-mail

Geralmente, é uma boa ideia começar seu e-mail com uma saudação, como ‘Prezado [nome]’ ou ‘Olá, [nome]’. 'Caro' é mais formal e é melhor se você ainda não conhece o destinatário.

Se você estiver respondendo a um e-mail de outra pessoa, também é útil dizer algo como 'Obrigado por seu e-mail sobre [assunto]', pois isso define sua resposta no contexto. Você pode responder imediatamente, mas não há garantia de que eles verão sua resposta imediatamente, e eles podem ter enviado e recebido 50 e-mails já naquela manhã.

Também é bom - e, portanto, bom para relacionamentos futuros - terminar com uma saudação como 'Melhores votos' ou 'Atenciosamente'. Isso também serve a outro propósito: mostra que você terminou o e-mail e que o destinatário recebeu todo o conteúdo.


Anexos

Use anexos para compartilhar grandes quantidades de texto, especialmente se nem todos precisam lê-lo.

Explique o conteúdo no corpo do e-mail, para que os destinatários possam decidir se querem ler ou não.

o que o símbolo significa

NÃO use anexos para notas curtas ou cartas que pode ser facilmente colocado no corpo do e-mail.

É claro que você pode anexar outros arquivos a e-mails - não apenas arquivos de texto, como documentos do Word. Os tipos de anexos comuns incluem imagens, planilhas e arquivos PDF. Esteja ciente de que alguns tipos de arquivo podem ser bloqueados pelo cliente de e-mail ou software de segurança, e muitas organizações bloqueiam todos, exceto alguns tipos de arquivo. Geralmente as pessoas desconfiam de anexos, pois às vezes eles são usados ​​para espalhar software malicioso e vírus.

Tom e linguagem

Os emails não têm a vantagem de linguagem corporal, expressão facial ou tom de voz para ajudar os destinatários a interpretá-los. As palavras, portanto, tendem a ser tomadas pelo valor de face.

Obter o tom e a linguagem corretos é essencial para evitar ofender as pessoas.

NÃO faça piadas ou tente usar o sarcasmo em e-mails, especialmente os de negócios ou oficiais. O uso de emojis geralmente não é encorajado nessas circunstâncias e você pode facilmente ofender.

A Assinatura de Email

É uma boa prática - e geralmente educado - garantir que você assine e-mails com detalhes suficientes para que o destinatário possa reconhecê-lo e responder.

  • Em um e-mail pessoal , seu primeiro nome provavelmente será o suficiente. Você pode precisar de mais se seu primeiro nome for comum e / ou seu endereço de e-mail for enigmático.
  • Em um e-mail comercial —Que inclui qualquer coisa oficial, como comunicações com uma escola, faculdade ou universidade, ou com um médico ou outro provedor de serviços de saúde, bem como trabalho remunerado — você deve incluir seu nome completo. Você também deve considerar se mais informações são necessárias, como seu cargo e / ou detalhes de contato.

Muitos dispositivos adicionarão uma 'assinatura' de e-mail ao final de qualquer e-mail. Os exemplos incluem ‘Enviado do meu iPhone’ ou ‘Enviado do Windows Mail’. Você pode remover ou personalizar isso, adicionando mais informações se desejar.

Muitas vezes, as organizações também adicionam uma assinatura de e-mail da própria organização. Você pode querer verificar se sua organização faz isso e configurar uma para você, caso contrário. Embora seja possível criar assinaturas de e-mail longas, é uma boa prática mantê-las o mais concisas possível.


O resultado final

Um pouco de tempo e esforço para definir o tom e a etiqueta corretos em seus e-mails o ajudará a evitar ofender outras pessoas. Vale a pena o incômodo.

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