Como evitar se tornar um monstro de e-mail

Como evitar se tornar um monstro de e-mail

Percorremos um longo caminho desde que o e-mail foi inventado.

Na verdade, você sabia que o primeiro email foi enviado em 1971? Isso mesmo, usamos e-mail há quase 50 anos! Então, você pensaria que seríamos velhos profissionais em escrever e-mails eficazes até agora, certo? Errado!

A má etiqueta de e-mail pode aumentar

De acordo com um enquete pelo Sendmail em 2013, 64 por cento dos entrevistados revelaram que enviaram ou receberam um e-mail no trabalho que causou acidentalmente raiva ou ressentimento.



Agora, quando li essa estatística pela primeira vez, fiquei um pouco chocado. Mas minha surpresa logo passou. E, depois de pensar um pouco sobre isso, percebi que realmente fazia todo o sentido. Ao longo dos anos, recebi inúmeras mensagens eletrônicas, de e-mail a texto e mensagens instantâneas, de pessoas (e muito provavelmente as enviaram também, infelizmente) que me confundiram ou que eu interpretei mal de uma forma ou de outra.

Uma simples piada ou um comentário sarcástico enviado eletronicamente, o que achei que certamente encantaria o destinatário e muito provavelmente teria feito se fosse feito pessoalmente, deixou as pessoas confusas ou magoadas, e eu fiquei com o rosto vermelho.

O monstro levanta sua cabeça feia

Um dos piores exemplos de etiqueta inadequada de e-mail de que me lembro foi entre dois ex-colegas. Vamos chamá-los de Geórgia e Bernard.

Bernard havia enviado por e-mail a Georgia algum feedback sobre um relatório que ela havia escrito (até agora, tudo bem, pois esse era o trabalho de Bernard). Era bastante extenso, o que, novamente, não era anormal. No entanto, sua linguagem era um pouco mais direta do que precisava ser. Na verdade, toda a mensagem era uma lista de comentários altamente críticos. Algumas delas eram desnecessárias e rudes, ou pareciam claramente pessoais. Para piorar, Bernard não assinou com um “obrigado”, nem disse “por favor”. Em vez disso, ele simplesmente terminou com: 'Quando posso esperar essas reparações de volta?'

Alguns de vocês podem estar pensando: 'Bem, o que há de errado com isso? Afinal, ele estava apenas fazendo seu trabalho. ”

Mas isso atingiu um ponto nevrálgico com Georgia, cujo monstro interno de e-mail mostrou sua cara feia. Então, ela digitou rapidamente uma resposta rude e a enviou para Bernard.

qual ação mostra melhor a um palestrante que você está prestando muita atenção?

O assunto escalou e o gerente da equipe foi chamado para atenuar a situação. Uma situação que, no final das contas, foi exagerada. Tudo por causa da forma como o e-mail foi escrito.

Adicionando o “toque humano” ao e-mail

Então, o que há com os e-mails e, na verdade, todas as formas de comunicação digital, que deixa tanto espaço para interpretações erradas?

Bem, em primeiro lugar, é a completa falta de um 'toque humano'.

Uma mensagem eletrônica não pode sorrir para você ou piscar quando está contando uma piada. Tem uma total falta de empatia. E, embora haja uma série de emoticons estranhos e malucos que você pode escolher para expressar a linguagem corporal, eles não são adequados para ambientes profissionais ou corporativos.

Pode ser difícil “encontrar o tom certo” em um e-mail. Especialmente se você estiver enviando uma mensagem para um novo iniciante ou alguém que você não conhece.

Ao mesmo tempo, o tom precisa ser adaptado de acordo com a pessoa para a qual você está enviando o e-mail. Você não iria, por exemplo, adicionar um beijo na parte inferior de uma mensagem enviada ao seu chefe, mas você pode fazer quando envia um para um amigo ou membro da família. Para alguns de nós, adaptar nosso estilo de escrita pode ser particularmente difícil.

o que um personal trainer precisa saber

Então, qual é a solução?

Na verdade, esse problema se tornou tão preocupante que agora existem aplicativos que podem ajudar as pessoas a adaptar seu estilo de escrita de e-mail para se adequar à personalidade do destinatário. Um desses aplicativos - lançado em 2015 - é Cristal , que funciona usando os dados online de seus contatos para ajudá-lo a moldar as comunicações de acordo com seus gostos e desgostos.

Agora, isso pode soar um pouco orwelliano, para não mencionar contra-intuitivo (usar um programa de computador para adicionar o 'toque humano' a um e-mail?), Mas o aplicativo está apenas fazendo o que qualquer aplicativo pretende fazer - preencher uma lacuna em mercado e resolver um problema comum.

Portanto, além de obter um aplicativo para escrever nossos e-mails para nós, o que podemos fazer para garantir que nossas mensagens sejam recebidas e lidas pelas pessoas da maneira que pretendíamos que fossem? Você pode obter algumas dicas úteis em nosso novo infográfico, Como escrever e-mails eficazes .

E se você tiver qualquer anedota de e-mail dos monstros de e-mail que encontrou ou dicas que vocês deseja compartilhar, faça-o na seção de comentários abaixo.