Como se tornar um administrador da folha de pagamento

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Os administradores de folha de pagamento cumprem um papel exigente no coração de suas empresas - mas o que é necessário para construir uma carreira de sucesso no campo?

A folha de pagamento é uma parte essencial do negócio. O sucesso de um departamento de folha de pagamento é construído e refletido nas capacidades de sua equipe. Mas ter sucesso como administrador de folha de pagamento e forjar uma carreira nessa área envolve mais do que apenas pagar salários e deduzir impostos.

Se você está pensando em se tornar um administrador de folha de pagamento, entender como abordar o campo é um primeiro passo importante em sua jornada.



Noções básicas de folha de pagamento ...

Os administradores de folha de pagamento em potencial devem ser capazes de lidar com os fundamentos de sua função, que tem a ver tanto com personalidade quanto com talento.

Numeracia e habilidades de alfabetização: Os funcionários da folha de pagamento são mais do que simples analistas de números. Embora a proficiência numérica seja importante, os administradores enfrentam uma ampla variedade de desafios profissionais e devem executar várias funções técnicas, além de cálculos de impostos e salários. A alfabetização é igualmente importante: os administradores devem se comunicar com colegas e departamentos inteiros ou se dirigir à equipe da diretoria.

Abordagens organizadas, lógicas e metódicas: Os administradores de folha de pagamento podem ter que lidar com várias tarefas e deveres a qualquer momento. Uma abordagem organizada e lógica para seu trabalho é essencial. As funções diárias padrão de um administrador de folha de pagamento incluem:

  • Registro de horas de trabalho do funcionário
  • Cálculo de salários e impostos, com base em dados de horas de trabalho
  • Incorporando variáveis, como horas extras, auxílio-doença, feriados e despesas, ao pagamento
  • Processamento e pagamento de salários e vencimentos - em dinheiro, cheque ou transferência
  • Emissão de recibos de pagamento para funcionários
  • Resolvendo problemas e respondendo a perguntas
  • Emissão de P45s e outras tarefas administrativas

Flexibilidade: Além da descrição do trabalho, os administradores de folha de pagamento trabalham como parte de uma equipe e devem ser flexíveis e criativos, a fim de resolver problemas inesperados de maneira rápida e eficaz.
Permanecendo calmo sob pressão: Como o processo de folha de pagamento pode ser estressante - e envolver requisitos de conformidade rígidos - os administradores devem ser capazes de trabalhar sob pressão, sem comprometer os padrões de desempenho.
Boa cronometragem e capacidade de cumprir prazos rígidos: A essência da folha de pagamento é entregar salários e vencimentos aos funcionários dentro do prazo. Na prática, isso significa ser capaz de priorizar e delegar para garantir que a carga de trabalho seja concluída no prazo.
Um olho apurado para detalhes e precisão: Calcular o pagamento e declarar impostos é um processo complicado. Com os requisitos legislativos afetando quase todos os aspectos da função, os administradores precisam ser capazes de realizar suas funções com confiança e precisão.

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Começando sua carreira

Potenciais administradores de nível de entrada, e até mesmo profissionais estabelecidos, podem dar a si próprios uma vantagem ao se candidatar a empregos de folha de pagamento:

Educação

Os administradores de folha de pagamento têm uma variedade de experiências educacionais, no entanto. qualificações de nível universitário são uma grande vantagem. A maioria dos empregadores buscará administradores de folha de pagamento em potencial com formação em:

  • Matemática / Contabilidade
  • Estudos de Negócios / Gestão
  • Tecnologia da Informação
  • Comunicação
  • Recursos Humanos

Embora esses assuntos representem conhecimento relevante para a administração da folha de pagamento, eles não são de forma alguma uma lista definitiva.

Em última análise, os empregadores estão procurando graduados com o pedigree para lidar com os desafios da folha de pagamento de forma eficaz; características que podem ser desenvolvidas em uma variedade de campos educacionais.

Habilidades digitais

A folha de pagamento se tornou uma disciplina digital, incorporando um espectro de tecnologia inovadora. Digital contas fiscais agora integre com sistemas PAYE para abrir uma gama de novas opções e abordagens para administradores de folha de pagamento. As operações diárias de processamento de folha de pagamento também foram transformadas: a maioria das tarefas agora integra várias plataformas de software, incluindo kits de ferramentas de escritório, como os kits de ferramentas da Microsoft ou Google, e software especializado de processamento de folha de pagamento, como Sage 50, Xero e Quickbooks.

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Os administradores em potencial devem se preparar para um local de trabalho digital e para as novas habilidades que podem precisar desenvolver para se adaptar e ter sucesso nele.

Treinamento e Acreditação

Embora as qualificações educacionais possam influenciar na decisão de um recrutador, os administradores em potencial podem aumentar suas chances de sucesso obtendo treinamento em folha de pagamento credenciado pelo setor. Organizações de folha de pagamento reconhecidas internacionalmente oferecem cursos de treinamento para indivíduos e grupos de negócios, incluindo o Chartered Institute of Payroll Professionals no Reino Unido.

Embora muitos credenciamentos profissionais sejam projetados para profissionais estabelecidos, há muitas oportunidades para os administradores em potencial treinarem em habilidades de nível básico. A lista de cursos de treinamento do CIPP, por exemplo, cobre uma variedade de níveis de experiência - desde competências no início da carreira até o desenvolvimento profissional para funcionários experientes da folha de pagamento - e inclui:

  • Certificado em Prática de Folha de Pagamento
  • Certificados de folha de pagamento nacional (3 níveis)
  • Certificado em Administração de Pensões
  • Certificado em gerenciamento de folha de pagamento global
  • Prêmio de Desenvolvimento Profissional em Gestão de Equipe

Embora o CIPP opere no Reino Unido, outros órgãos internacionalmente reconhecidos incluem a American Payroll Association (APA), a Canadian Payroll Association (CPA) e a Australian Payroll Association. Cada organização atende administradores de folha de pagamento com suporte, cursos de treinamento e oportunidades de desenvolvimento profissional.

Terceirização

Embora muitas empresas maiores atendam a seus funcionários com departamentos de folha de pagamento integrados, empresas de pequeno a médio porte podem não ter capacidade logística, ou experiência, para processar o pagamento internamente. Nesses casos, a terceirização representa uma maneira de as empresas fornecerem um alto padrão de desempenho da folha de pagamento a seus funcionários, ao mesmo tempo em que se beneficiam de conhecimentos especializados.

A terceirização é uma estratégia comum entre empresas multinacionais ou expatriadas. A configuração em um país estrangeiro traz inúmeras novas questões jurídicas e de conformidade - tornando muito mais simples terceirizar departamentos operacionais vitais, como RH e folha de pagamento. Qualquer pessoa que está iniciando uma carreira em administração de folha de pagamento pode encontrar oportunidades em organizações de terceirização dedicadas - e pode se destacar na multidão por oferecer um nível de especialização internacional ou proficiência no idioma em seu mercado-alvo.

Transição

As oportunidades na folha de pagamento não são apenas para funcionários iniciantes. As habilidades e talentos que são importantes para a folha de pagamento se cruzam com vários campos profissionais, incluindo contabilidade, TI e recursos humanos - o que significa que a transição de outra função para a administração da folha de pagamento é uma opção de carreira popular.

Fazer o salto para a folha de pagamento de outros contextos profissionais é mais fácil para os funcionários que podem aplicar suas habilidades existentes de forma criativa: não apenas como administradores, mas como técnicos, supervisores, gerentes, especialistas em atendimento ao cliente e muito mais. Qualquer experiência adquirida como parte de um departamento de folha de pagamento (ou folha de pagamento adjacente) abre oportunidades em funções administrativas seniores e amplia as possibilidades de carreira a longo prazo.




Uma abordagem criativa

Em última análise, a folha de pagamento é um campo multifacetado e em constante evolução, que promete carreiras gratificantes para funcionários preparados para abraçar as possibilidades de sua função. Considerando a variedade de posições disponíveis na folha de pagamento, mesmo os administradores em início de carreira devem pensar sobre a jornada profissional que desejam embarcar e aproveitar as oportunidades disponíveis que surgem no cenário da folha de pagamento.


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