Como elaborar um orçamento comercial durante a pandemia de Covid-19

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Recentemente, houve uma ênfase compreensivelmente elevada no orçamento, gerenciamento de despesas e planejamento financeiro. As circunstâncias únicas da pandemia de coronavírus forçaram as empresas a examinar e priorizar em que gastar dinheiro.

O orçamento é fundamental para qualquer negócio de sucesso. O orçamento é uma habilidade particularmente crucial durante um período único em que as receitas estão despencando, os lucros estão evaporando e as vendas secando.

Orçamento adequado pode reposicionar seu negócio e permitir que você se adapte até mesmo às condições mais críticas.



Este artigo detalha as considerações básicas de orçamento e estruturas para ajudá-lo a reorientar seus processos, otimizar suas operações e minimizar seus riscos.


Definição de Orçamento

A Small Business Administration (SBA) define o orçamento como uma forma de estabelecer custos de operação, fundos para mão de obra ou materiais e receitas necessárias.

Em outras palavras, o orçamento ajuda a determinar quais recursos você tem, o valor que você pode e deve gastar e quanto você precisa trazer para manter as operações.

Elaborar um orçamento, no entanto, não se trata apenas de dinheiro ou microgerenciamento das finanças corporativas. Também abrange como as empresas priorizam projetos e definem melhorias de processo.

Outra coisa a ter em mente é que o orçamento parece diferente para empresas iniciantes e pequenas do que para empresas bem estabelecidas.

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Por exemplo, uma startup pode se sentir mais confortável com o orçamento trimestral, pois pode ter dados limitados para usar nas previsões. Por outro lado, as empresas mais estabelecidas podem contar com dados históricos ou experiências anteriores para determinar benchmarks críticos.

Use esta estrutura para fazer o orçamento durante este tempo de crise.

Avalie sua largura de banda

É melhor adotar uma abordagem personalizada para seu orçamento, considerando as características exclusivas de seu setor.

Realize análises de mercado e competitivas para entender como os concorrentes do setor estão se saindo durante a crise. Essa percepção pode informar como você projeta receitas nesta época pouco ortodoxa.

Depois de chegar a uma estimativa básica das receitas, faça o orçamento de seus custos e despesas de acordo.

Os custos geralmente se enquadram em três categorias:

  • Fixo: Os custos permanecem iguais, independentemente da receita, por exemplo, aluguel ou seguro.

  • Variável: Os custos variam de acordo com o volume de negócios ou vendas. Por exemplo, o custo dos materiais muda dependendo da atividade empresarial.

  • Semi-variável: Combinação de custos fixos e variáveis, por exemplo, pagamentos de comissões.

Os custos variáveis ​​e semivariáveis ​​dependem da saúde do negócio, por isso é importante fazer uma projeção informada de suas receitas antes de orçamentar seus custos. Sem receita para alimentar certos custos variáveis ​​ou semivariáveis, você provavelmente não incorrerá neles. Por exemplo, as comissões de vendas serão menores com vendas menores.

Priorize seus projetos

Durante uma crise, sua empresa precisa restringir as iniciativas que valem mais a pena.

A Matriz de Prioridades é uma estrutura na qual sua empresa pode confiar para determinar suas principais prioridades.

Em uma matriz de prioridade, os projetos são identificados como importante ou urgente. Projetos importantes agregam valor ao seu negócio e o conduzem em direção à sua missão geral. Projetos urgentes exigem atenção imediata e insistem em ação.

A Matriz de Prioridades ajuda a categorizar as tarefas de acordo com sua urgência e importância.

Ver Gerenciamento de tempo para mais.

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Quando um projeto compartilha essas duas características, isso sinaliza que é importante para as operações centrais do seu negócio.

Observe que importante, não urgente as tarefas têm prioridade sobre urgente, sem importância tarefas. A importância, então, tem precedência sobre a urgência.

Em tempos como estes, é especialmente importante apoiar os processos e projetos que são mais úteis para o seu negócio. Seguindo essa estrutura, você pode fazer a triagem até as tarefas menos importantes.

Por exemplo, se você estiver escolhendo entre o orçamento para design gráfico e publicidade PPC, analise qual é o mais importante para fazer seu negócio funcionar.

Se a publicidade PPC corresponder diretamente à receita, ela é mais importante do que o design gráfico, portanto, deve ser orçada.

Naturalmente, renunciar a um projeto é mais fácil de falar do que fazer. Dizer “não” a certos projetos, apesar de seu apelo, prazer ou pequena chance de alta recompensa, é fundamental para sua capacidade de se comprometer com os projetos que mais importam.

Use seu orçamento limitado para “fazer limonada”

É possível encontrar um forro de prata, mesmo em tempos mais escuros. Por exemplo, essas circunstâncias incomuns fornecem uma oportunidade valiosa para reexaminar seus projetos, implementar melhorias de processo e investir na qualificação ou retreinamento dos funcionários.

Quando você redireciona as prioridades de negócios para processos singulares e importantes, pode levar ao desequilíbrio da equipe - por exemplo, você tem membros da equipe de marketing que não precisam se concentrar no marketing devido aos cortes no orçamento.

Embora possa parecer desconfortável no início, pode ser uma oportunidade empolgante para os funcionários obterem exposição a novos projetos fora de seu escopo normal de trabalho. Considere dedicar pequenas porções de seu orçamento realocado para treinar seus funcionários existentes em novos projetos.

A maioria dos funcionários esperam que seus negócios ofereçam oportunidades de desenvolvimento de empregos . Por exemplo, os funcionários de marketing podem aprender a conduzir ligações de vendas e divulgação.

Além do mais, um senso de variedade pode manter sua equipe energizada e motivada: alternando entre projetos menores e maiores pode preservar a energia e o moral da equipe durante um ambiente difícil.

Conte com os recursos certos

Outra fresta de esperança: você não está sozinho! Existem várias ferramentas e recursos que podem aliviar sua carga enquanto você decide em quais projetos direcionar o orçamento.

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A Microsoft, por exemplo, oferece modelos de orçamento grátis que pode ajudá-lo a gerenciar as finanças de sua empresa.

Se você estiver hesitante em instalar ou manter um software de contabilidade, pesquisar planejadores financeiros ou contadores para ajudá-lo a elaborar um orçamento.


Lembre-se dos benefícios do planejamento antecipado

Fazer orçamentos pode parecer um fardo. No entanto, é útil ter em mente que criar um orçamento só pode ajudar sua empresa. Uma estrutura para ver o orçamento é como uma ferramenta para orientar melhor o seu negócio para o sucesso.

Mantendo a mentalidade certa, você pode tomar melhores decisões de gastos e melhorar suas operações - mesmo nos momentos mais difíceis.




Emily Landkamer

Sobre o autor


Emily Landkamer é Editorial Associate da Clutch, uma plataforma de pesquisa, classificações e análises voltada para dados e insights para serviços B2B. Usando o Clutch, as empresas podem avaliar e tomar uma decisão informada sobre o melhor parceiro de serviços para as necessidades de seu projeto.

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