Como se comunicar de maneira eficaz com os funcionários no local de trabalho

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Se você é proprietário de uma empresa, gerente ou simplesmente em uma posição em que precisa comunicar informações aos funcionários, é importante fazê-lo de uma forma envolvente. Usar os canais de comunicação errados, tom de voz incorreto ou tempo ruim pode significar que sua mensagem será ignorada ou, pior ainda, interpretada da maneira errada.

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Então, qual é a melhor maneira de se comunicar com os funcionários no local de trabalho?

Aqui estão 6 coisas-chave a considerar:




1. Qual é a sua mensagem e o que você está tentando alcançar?

A primeira coisa que você precisa se perguntar é: O que estou tentando dizer e por quê?

Todos estão ocupados, então, se você quiser se destacar entre todas as outras comunicações que circulam por aí, precisa ter certeza de que sua mensagem é relevante e vale a pena. Ninguém na empresa vai agradecer por um e-mail inútil - ou pelo tempo perdido em uma reunião onde não aprendem nada novo.

Experimente anotar os pontos-chave e, em seguida, considere como eles são importantes. Leve em consideração o resultado. Os funcionários precisam agir ou você está simplesmente aumentando a conscientização? No primeiro caso, certifique-se de que sua mensagem deixe isso claro, fornecendo instruções simples, sem espaço para confusão.

2. Como você deseja dizer isso?

Depois de saber o que precisa dizer, pense em como o fará.

Se puder, use uma linguagem clara e concisa. Não use jargão complicado ou linguagem excessivamente formal. Se você decidir optar pela comunicação por escrito, seja breve e direto ao ponto (talvez usando links para direcionar os leitores a informações mais detalhadas, se necessário). Se você precisa transmitir muitos detalhes, siga os conselhos das melhores práticas e use títulos e marcadores para tornar o conteúdo mais fácil de digitalizar e mais “digerível”.

Pesquisa da Microsoft mostrou que “ a capacidade de atenção humana caiu de 12 segundos em 2000, na época em que a revolução móvel começou, para oito segundos. ”É importante criar conteúdo que chame a atenção para que suas mensagens não sejam ignoradas. As imagens - se relevantes - podem ajudar a fragmentar a cópia e são uma forma poderosa de transmitir pensamentos ou emoções.

3. Você verificou duas vezes a ortografia e a gramática?

Você perderá instantaneamente o respeito de seu público se houver erros perceptíveis em seu conteúdo escrito - seja um e-mail, uma carta ou uma apresentação do PowerPoint.

Não é incomum que as pessoas deixem de perceber erros em sua própria escrita, então peça a um colega para verificar seu trabalho antes de usá-lo.

Se isso não for possível, existem alguns truques de revisão que podem ajudar. Tente deixar o que você escreveu de lado durante a noite e olhar novamente com uma nova visão pela manhã. Como alternativa, leia em voz alta ou na ordem errada. A ideia é enganar seu cérebro fazendo-o pensar que está olhando para ele pela primeira vez, para que você não veja apenas o que pensa que escreveu!

Um erro de digitação parece inofensivo, mas pode arruinar completamente o impacto de sua mensagem.

Veja nossas páginas em Ortografia e Gramática para mais dicas e conselhos.


4. Qual é o melhor canal de comunicação?

Apesar de todas as suas deficiências, o e-mail é o canal mais comumente usado em um ambiente de negócios. No entanto, existem outras opções que podem ser mais adequadas no que diz respeito à comunicação com os funcionários.

Conversas difíceis são, por exemplo, melhor mantidas cara a cara. É notável como muitas empresas ainda cometem o erro de compartilhar más notícias por e-mail e depois têm que lidar com as consequências quando se tornam virais. Algumas comunicações positivas também são melhores pessoalmente - especialmente se você está procurando elevar a moral ou reenergizar uma equipe em declínio.

Em outras ocasiões, a palavra escrita é mais prática e pode ser mais eficaz, especialmente se você escolher o canal de comunicação correto. Aqui estão algumas opções a serem consideradas:

  • Mídia social

    A mídia social tem má reputação no local de trabalho; é frequentemente associado a perda de tempo ou funcionários reclamando de seu empregador ou tendo uma experiência ruim.

    No entanto, existem várias organizações que usam grupos fechados do Facebook ou contas privadas do Twitter para se comunicar com os funcionários. É uma forma gratuita, imediata e - para muitos - de fácil acesso de se manter em contato. As informações são centralizadas e o feedback é mais simples de ver.

    Se usar uma plataforma pública não é a certa para o seu público, existem plataformas sociais privadas e software de mensagens, como Slack, ou a rede social corporativa Yammer. A gigante do varejo Marks and Spencer usa o Yammer para manter contato com funcionários em mais de 500 lojas de varejo e escritórios centrais no Reino Unido.

  • Software Empresarial

    Outra opção é fazer uso de sistemas internos que atendam a todos ou a maioria dos seus funcionários. Por exemplo, o Salesforce inclui ferramentas que permitem que as equipes de vendas colaborem em tempo real; para fornecer treinamento e compartilhamento de conhecimento para ajudar a ganhar licitações ou apoiar clientes.

    A Sistema de RH também pode ajudar a levar as comunicações internas para o próximo nível. Alguns dos mais modernos sistemas de gerenciamento de recursos humanos baseados em nuvem incorporam o elemento conversacional de uma rede social junto com outros recursos, como geração e rastreamento de documentos e emails. Por exemplo, com o Cezanne HR as comunicações internas ocorrem por meio de um portal de RH com recursos semelhantes ao do Facebook, os documentos podem ser armazenados centralmente e também é possível verificar se informações importantes foram recebidas e lidas.

  • O email

    O e-mail não deve ser esquecido; ainda é uma das maneiras mais rápidas e fáceis de se comunicar com os funcionários.

    Se você estiver enviando muitos e-mails internos e quiser entender o nível de engajamento, considere o uso de um software de automação de marketing, como Pardot ou Hubspot, para que possa rastrear as taxas de abertura. Alternativamente, use enquetes ou leia os recibos se você tiver um público menor.

  • Comunicações Impressas

    As comunicações antigas baseadas em papel ainda têm seu lugar.

    Se você estiver enviando algo que precisa ser lido e guardado, ou assinado e devolvido, pode ser útil, especialmente se os funcionários não tiverem acesso a um computador ou impressora de trabalho. A impressão também funciona bem para outras coisas: boletins, pôsteres, folhetos e cartas podem ser uma ótima maneira de envolver os funcionários de escritório que recebem centenas de e-mails todos os dias.

5. Quem precisa ver sua mensagem?

Depois de decidir o que precisa dizer e quais canais o ajudarão a alcançar melhor seu público, a próxima etapa é tornar sua mensagem pessoal.

Nem todo canal se presta à personalização, mas uma atualização em toda a empresa sobre os planos de expansão mais recentes terá mais impacto se você reservar um tempo para incluir o nome da pessoa para quem está escrevendo.

Lembre-se de pensar se você deve segmentar sua mensagem. Um e-mail comemorando as últimas conquistas da equipe de vendas pode não agradar aos funcionários de desenvolvimento ou suporte de produtos, que desistiram de fins de semana ou noites para cumprir o prazo que ajudou a fechar o negócio!




6. Funcionou?

Você chegou até aqui, mas como saber se todo o esforço que você fez foi eficaz?

qual das alternativas a seguir não é uma barreira para uma comunicação eficaz

Foi interessante?

Os leitores agiram de acordo com sua mensagem da maneira que você esperava?

Se você já usou uma das plataformas sociais, pode muito bem avaliar a reação a partir de feedback ou comentários (especialmente se você se lembrou de convidá-los!) Como alternativa, tente perguntar.

Os funcionários geralmente ficam muito felizes em compartilhar feedback e talvez possam sugerir melhores maneiras de gerenciar a comunicação no futuro.


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