Como escrever uma lista de tarefas

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As listas de tarefas já existem desde o início do século XX, quando foram introduzidas como uma forma de melhorar a produtividade. A grande maioria das pessoas provavelmente admitiria usá-los pelo menos de vez em quando como forma de gerenciar sua carga de trabalho e fluxo.

De alguma forma, porém, algumas pessoas parecem usá-los com muito mais eficiência do que outras.

Esta página fornece alguns conselhos para ajudar a melhorar a redação de sua lista de tarefas pendentes e garantir que sua eficiência aumente.




Por que as listas de tarefas pendentes ajudam?

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As listas de tarefas funcionam por um motivo principal:

Tendemos a nos preocupar com coisas que deixamos incompletas

Nossos cérebros gostam que as coisas sejam concluídas e organizadas, o que significa que nos preocupamos com as coisas que precisam ser feitas. Isso deveria significar que fazer uma lista de coisas a fazer nos deixa mais preocupados, mas na verdade leva o cérebro a pensar que a tarefa foi realizada.

Em outras palavras, escrever coisas em uma lista de tarefas significa que você para de se preocupar e realmente tem tempo para priorizar e concluir suas tarefas.


Mas este prático truque cerebral também é a razão pela qual algumas listas de tarefas não funcionam: elas são demasiado longo , ou muito difícil completar , e começamos a nos preocupar novamente. Você precisa ser capaz de marcar itens de sua lista de tarefas ou começará a se preocupar novamente.

Felizmente, existem algumas maneiras simples de escrever listas de tarefas que o ajudam a fazer mais.

Esses incluem:

1. Tenha mais de uma lista

Se você é o tipo de pessoa que não consegue se lembrar das coisas se não estiverem escritas, vale a pena ter duas (ou mais) listas:

  • A lista contínua de ' coisas que precisam ser feitas em algum estágio, quando eu tiver tempo ' , que pode durar o tempo que você quiser ou precisar; e
  • A lista de tarefas que você precisa completar dentro de um período definido (hoje ou esta semana, por exemplo), que precisa ser curta e gerenciável.

Ambas são listas de tarefas pendentes, de certa forma, mas com finalidades diferentes.

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O primeiro é um lembrete de tudo o que precisa ser feito em algum estágio . É útil se você puder ler tudo de uma vez, portanto, mantê-lo em uma página de um caderno ou na tela é bom.

A segunda é uma forma de priorizar e focar sua atenção , para que você faça as coisas mais importantes quando tiver mais energia.

As coisas da primeira lista - se forem importantes o suficiente - devem eventualmente entrar na segunda lista. Se eles não forem importantes o suficiente, você poderá excluí-los.

2. Mantenha suas listas diárias ou semanais gerenciáveis

Algumas pessoas sugerem que sua lista diária deve conter no máximo três itens. Três a cinco é provavelmente o ideal, porque é provável que você consiga isso com mais frequência do que não, mas algumas pessoas dizem que mire em apenas um, e então qualquer coisa a mais é um bônus.

É claro que isso não significa que você não possa fazer mais, se tiver tempo . Você pode apenas olhar para trás em sua lista semanal ou em sua lista contínua e escolher outra tarefa. No entanto, é útil manter suas ambições gerenciáveis.

Uma lista muito longa pode causar ansiedade e até paralisia da tarefa, pois você fica preocupado se terá tempo para concluir todas as suas tarefas e quantas coisas ainda faltam para fazer.

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É melhor ter uma lista mais curta e um sentimento de realização quando estiver completa.

3. Divida as tarefas em etapas menores e seja o mais preciso possível

Um dos maiores problemas com as listas de afazeres é não conseguir marcar as coisas, porque mesmo quando você faz algo, a tarefa ainda não está concluída. Isso leva a uma sensação de frustração, porque você continua adicionando coisas à sua lista, mas nunca as assinala.

A pesquisa também mostra que tarefas vagas nos tornam mais propensos a procrastinar.

Portanto, é importante ser o mais preciso possível e dividir as tarefas em etapas menores, especialmente em sua lista diária ou semanal.

Você também deve se concentrar nas coisas que você precisa fazer , em vez de onde outra pessoa é atualmente responsável.

Por exemplo, em vez de dizer “Classificar declaração de imposto”, divida-a ainda mais. Comece com “Reúna as informações necessárias para a declaração de impostos”, depois vá para “Verificar o acesso online”, “Preencher todas as informações pessoais no formulário de declaração de impostos” e / ou “Enviar informações ao contador”. Como são mais fáceis de gerenciar, é mais provável que você os faça.

Tendo o ponto final geral em mente


Obviamente, é importante certificar-se de que o objetivo geral, por exemplo, de apresentar sua declaração de imposto de renda, não seja perdido.

Você pode contornar isso certificando-se de escrever a próxima etapa em sua lista geral à medida que assinala cada etapa anterior.

4. Mantenha sua lista atualizada

Uma das tarefas mais importantes a cada dia ou semana é pensar sobre o que você precisa fazer no próximo período. Reserve um tempo para planejar e, principalmente, para revisar sua lista geral e certifique-se de mover as tarefas de lá para sua lista diária ou semanal quando se tornarem urgentes, significa que você não se esquecerá de fazer nada na lista geral.

O tempo que você leva para fazer isso não precisa ser mais do que cerca de cinco minutos por dia, se tanto.

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Você também deve verificar sua lista geral e remover tudo o que percebe que não tem intenção de fazer. Pode ser porque você não quer mais fazer isso ou porque o tempo já passou.


Faça sua lista trabalhar para você

Talvez a coisa mais importante a lembrar é que sua lista deve funcionar para você, e não o contrário.

É uma ferramenta, não seu mestre.

A melhor maneira de aprender a escrever uma lista de tarefas, na prática, é experimentar e descobrir o que funciona para você.

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