Gerenciando um evento de apresentação

Veja também: Habilidades de facilitação

Os aspectos práticos de como você gerencia seu evento de apresentação podem fazer uma diferença significativa para seu sucesso e para seus nervos!

Esta página faz parte do nosso guia passo a passo para habilidades de apresentação, se você ainda não o fez, recomendamos que você comece lendo 'O que é uma apresentação?' e siga os artigos até o fim para fornecer informações essenciais sobre o planejamento e a preparação de sua apresentação.



Esta página destaca algumas maneiras de gerenciar o evento real ao fazer sua apresentação.




Assento

Se as cadeiras forem independentes, os assentos podem ser dispostos de acordo com o tamanho da sala e o número de pessoas esperadas.

É importante organizar os assentos de modo que todos possam ver e ouvir você e não haja obstáculos para os recursos visuais que você está usando. Se você estiver usando PowerPoint ou um projetor, geralmente, tente se certificar de que até mesmo os assentos na parte de trás podem ver a tela inteira. Freqüentemente, na parte de trás do público, o terço inferior de uma tela pode ser obstruído pelas pessoas na frente.



Antes do evento, peça que os assentos sejam organizados como você gostaria. Lembre-se, porém, de que às vezes você não terá controle sobre o layout dos assentos do espaço onde falará, e a melhor coisa que você pode fazer é adaptar sua apresentação ao layout planejado. Por exemplo, é uma boa prática evitar colocar pontos importantes na parte inferior de seus slides, caso as pessoas no fundo da sala não consigam lê-los.


Preparação Final

Chegue com bastante antecedência, pois o atraso aumentará seus níveis de estresse. Se a sala ou corredor estiver disponível antes da chegada do público, verifique:

em que tipo de gráfico os dados são plotados por um ponto no gráfico?
  • O assento é adequado.
  • O fornecimento e localização de tomadas elétricas e interruptores de luz.
  • Equipamentos e recursos visuais estão funcionando.
  • O microfone, se estiver sendo usado.
  • O púlpito ou uma mesa são adequados para suas anotações.
  • Se estiver acompanhando um palestrante anterior, esteja preparado para configurar quaisquer recursos visuais antes de iniciar sua apresentação.

Se possível, planeje cinco minutos antes do início da apresentação para revisar rapidamente suas anotações e acalmar seus nervos.




Lidando com os nervos

É fundamental estar sempre bem preparado e bem ensaiado para se sentir mais confiante.

Sentir-se nervoso antes de uma apresentação é totalmente natural, veja nossa página Lidando com os nervos de apresentação para algumas dicas e garantias.

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Criando Relatório

Se a apresentação for uma ocasião formal ou semiformal, alguém pode apresentá-lo. Leve o seu tempo para se posicionar, faça contato visual com o público e lembre-se de sorrir.

Se apresentado, sempre agradeça a introdução.

A menos que seja um grupo muito pequeno ou uma ocasião muito informal, sempre se levante para fazer uma apresentação ou palestra. Lembre-se de manter a cabeça erguida e manter contato visual com o público o tempo todo. Esteja alerta ao humor e à reação do público.

Você também pode encontrar nossa página: Relatório de construção útil para obter algumas dicas gerais sobre como construir relacionamento com outras pessoas.

Voz e linguagem

Manter o interesse o tempo todo depende não apenas do conteúdo, mas de como a palestra é transmitida verbalmente.

Lembre-se de que os seguintes aspectos do controle de voz são importantes:

  • Volume - ser ouvido
  • Clareza - para ser entendido
  • Variedade - para adicionar interesse

Não fale muito rápido e lembre-se de pausar ocasionalmente para permitir que o público assimile a informação.

Use uma linguagem de fácil compreensão e tente evitar clichês e jargões. Se você for sincero e entusiasta, desenvolverá rapidamente um relacionamento com o público.


Gerenciando sistemas de som e microfones

Em uma sala grande, você pode precisar ou ter acesso a um sistema de som. Isso também pode ser usado se sua palestra estiver sendo gravada. Nesse caso, há uma série de coisas a lembrar:

  • Com antecedência, tente descobrir quando você será conectado ao microfone e também quando o microfone será ligado e desligado . Ninguém quer ouvir seus comentários fora do palco sobre o quão nervoso você está, ou seus comentários pós-apresentação sobre o horror do público. Uma rápida conversa com o técnico de som pode evitar muito constrangimento.
  • Também com antecedência, verifique se o microfone é com fio ou sem fio. Sem fio significa que você será capaz de se mover pelo palco, enquanto com fio significa que você está um pouco mais 'amarrado', então isso afeta como você planeja sua apresentação. Em caso de dúvida, suponha que esteja conectado.
  • É importante certificar-se de que você tenha pelo menos um bolso em sua roupa, para que o microfone possa ser preso a ele. Colá-lo em um vestido elegante ou em um top fino com fita adesiva não é uma boa aparência. Para as mulheres, é melhor evitar brincos pendentes ou joias pesadas, para o caso de bater no microfone e fazer barulho.
  • É tentador falar mais baixo com um microfone, mas tente manter sua voz normal. Você ainda precisa falar devagar e claramente, pois sua voz pode ficar distorcida pelo sistema de som.
  • Certifique-se de saber como ligar e desligar o microfone, caso haja algum problema durante a apresentação. Quando terminar, desligue-o você mesmo e saberá que suas conversas privadas permanecerão privadas.
  • Tossir, espirrar ou assoar o nariz soará horrível através de um microfone. Se você precisar fazer qualquer uma dessas coisas, afaste-se do microfone antes.
  • Enquanto estiver usando um microfone ou na frente de uma câmera, nunca diga nada que não gostaria que toda a sala ouvisse ou que fosse gravado e reproduzido publicamente. Dessa forma, você evitará qualquer constrangimento potencial.

Posicionamento e linguagem corporal

Onde você está, e se você se move, tem um grande efeito sobre o público e sua reação em relação a você.

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Por exemplo, se você estiver em um púlpito, a maior parte do seu corpo ficará invisível para o público, o que significa que sua linguagem corporal é muito mais difícil de ler. Como regra geral, os púlpitos são más notícias, mas às vezes essenciais, porque é onde o microfone e / ou controles para os recursos visuais estão localizados.

Se puder, vagueie pelo palco durante a apresentação, voltando ao púlpito para mudar os slides, se necessário.

No entanto, andar para trás e para a frente como um leão enjaulado não é bom. Se você precisa estar em um púlpito para o microfone, tente inclinar o microfone para que você possa ficar de lado e estar totalmente visível para o seu público, ou melhor ainda, exija um microfone móvel como pré-condição para concordar presente.

Se o sistema de som ou posicionamento não for o ideal, explique isso ao seu público. Você pode se sentir e parecer estranho enraizado no local por um púlpito, mas pelo menos eles vão entender o porquê se você lhes disser que prefere se mover.

Tome cuidado com os seguintes hábitos ruins que podem decepcioná-lo quando estiver nervoso:


  • Enquanto fala, tente manter uma postura ereta, relaxada e aberta, sem se pendurar em uma mesa ou púlpito ou tentar se esconder atrás deles. Se estiver usando cartões de sugestão, não os balance, mas mantenha-os em uma mão enquanto gesticula com a outra.
  • Evite colocar as mãos nos bolsos, pois normalmente você começará a mexer no conteúdo, o que distrairá o público.
  • Tente não pular de um pé para o outro ou balançar para a frente e para trás na planta dos pés. Tente não aumentar ou diminuir o ritmo, embora alguns movimentos possam ser úteis para manter a atenção do público.
  • Não olhe fixamente para uma pessoa na sala ou finja que a audiência não está lá e fale para o teto ou para o chão.
  • Não mexa em canetas, botões, joias, gravata ou no cabelo.

Você também pode achar útil ler nossas páginas: Comunicação não verbal e Aparência pessoal para mais informações sobre a linguagem corporal.


Também recomendamos que você leia nossas páginas: Fala Eficaz e Apresentação pessoal para dicas e conselhos mais gerais, mas relevantes.

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Lidando com os nervos da apresentação

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