Gerenciando uma coletiva de imprensa

Veja também: Escrevendo um comunicado à imprensa

As coletivas de imprensa são eventos de mídia. Eles são projetados para obter cobertura positiva da imprensa sobre um anúncio feito por sua organização, talvez de uma nova política, produto ou serviço, ou para limitar a cobertura negativa de um problema ou desastre.

As coletivas de imprensa são diferentes de qualquer outra oportunidade de apresentação, e as repercussões podem ser sérias se você errar, então vale a pena descobrir como gerenciá-las bem.


Quando realizar uma coletiva de imprensa

Existem muitas maneiras de obter cobertura da mídia. Uma conferência de imprensa só deve ser usada em três circunstâncias:



1. Quando você tem grandes notícias para comunicar

As coletivas de imprensa exigem um pouco de organização e não são eventos fáceis de administrar. Portanto, você só deseja realizar um quando tiver notícias realmente importantes para comunicar e deseja divulgá-las para um grande público o mais rápido possível.

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2. Quando a notícia está prestes a estourar

Nenhum jornalista que se preze comparecerá a uma entrevista coletiva se a notícia já tiver vazado. Tem que ser uma notícia 'nova'. A única exceção é se você estiver respondendo a um desastre, mas, mesmo assim, a coletiva de imprensa tem que ser a primeira vez que você dá uma resposta formal, ou você precisa ter algo novo para compartilhar com a mídia.

3. Quando os jornalistas querem saber

Se ninguém estiver perguntando, provavelmente ninguém quer saber e a imprensa não aparecerá na sua coletiva de imprensa. A hora de fazer uma coletiva de imprensa é quando você não consegue controlar os telefones porque muitos jornalistas estão em busca de informações.


A Logística das Conferências de Imprensa

Organizações maiores podem ter uma assessoria de imprensa cujo trabalho é organizar coletivas de imprensa e aconselhá-lo sobre como fazê-lo.

Caso contrário, há várias áreas a serem consideradas:

Tempo

O noticiário 24 horas por dia mudou bastante o panorama das conferências de imprensa, mas ainda vale a pena lembrar que as organizações de notícias podem estar visando a horários específicos da televisão.

Uma coletiva de imprensa no meio da manhã oferece a melhor chance de acertar um desses slots. O meio da semana também é geralmente considerado melhor, pois é mais silencioso para notícias.


Localização

Você não precisa ir a nenhum lugar sofisticado para realizar uma coletiva de imprensa.

Uma sala de reuniões será suficiente, desde que haja uma 'mesa superior' adequada e bastante espaço para a imprensa. Mas se você for a outro lugar, não se esqueça de visitar para verificar se o local é adequado e também certifique-se de ter um 'plano B' caso haja um problema.

Se vocês são respondendo a um desastre , pode ser uma boa ideia estar no local do problema. No mínimo, isso demonstrará que sua equipe de ponta está no local e não a 500 milhas de distância.

O importante é que o seu local seja de fácil acesso para a mídia e também equipado com todo o equipamento necessário para eles.

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Equipamento

Você quer um equipamento de som profissional, então, se necessário, alugue-o de uma empresa de relações públicas que possa aconselhá-lo sobre o que você precisa.

Certifique-se também de obter um técnico que possa resolver quaisquer problemas. No mínimo, você precisará de microfones para que todos possam ouvir o que seus alto-falantes estão dizendo.

Também pode ser útil filmar o evento, apenas no caso de notícias de última hora em outro lugar significarem que algumas equipes de imprensa não comparecem. Além disso, certifique-se de que haja um sinal forte de celular e uma conexão Wi-Fi, com o código de acesso disponível gratuitamente.


Kit de mídia

Você precisará fornecer uma pasta de informações, incluindo um Comunicado de imprensa , detalhes dos participantes da conferência de imprensa, citações de gerentes seniores da organização e quaisquer parceiros que você possa persuadir a dizer algo positivo, além de detalhes de quaisquer planos. Inclua também um site com mais informações.


Pessoas

Você precisa considerar quem deve comparecer. Quem é o melhor em sua organização?

Escolha pessoas com alta credibilidade que sejam capazes de falar bem e de forma articulada, inclusive em resposta a perguntas.

Você também deve incluir representantes de organizações de partes interessadas? Eles vão falar ou apenas ficar à disposição para responder a perguntas e dar entrevistas depois?

O ideal é que você queira apenas um ou dois palestrantes, mas certifique-se de que todos os presentes possam ficar para dar entrevistas à mídia depois, pois isso garantirá que qualquer jornalista desviado possa chegar atrasado e ainda assim ouvir a história.


Monitores

Certifique-se de que a área atrás dos alto-falantes esteja em branco e / ou tenha o logotipo da sua empresa.

Você não quer que seus alto-falantes sejam exibidos na televisão com tubos aparentemente saindo de suas cabeças, ou qualquer coisa que distraia acontecendo atrás deles. Se possível, inclua detalhes do site da sua organização no pano de fundo e / ou pódio ou mesa.


Moderador

Considere usar um moderador para conduzir o evento, por exemplo, apresentando palestrantes e direcionando as perguntas à pessoa apropriada. Você pode, por exemplo, trazer um relações públicas experiente para moderar, ou até mesmo um jornalista amigável.


Convidando a Imprensa

Parece óbvio, mas não se esqueça de informar à imprensa local e, se aplicável, nacional que você está realizando uma coletiva de imprensa!


Gerenciando a coletiva de imprensa

Há duas áreas principais a serem consideradas aqui: apresentar suas informações e responder a perguntas.

Apresentando informações

Na verdade, há apenas uma regra importante aqui: seja breve.

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Diga o que você precisa dizer e pare. Se você tiver mais de um palestrante, instrua cada um a fazer três a cinco pontos, em não mais do que cerca de três a cinco minutos. Toda a coletiva de imprensa não deve durar mais do que 45 minutos, incluindo perguntas.

Fazer não use o PowerPoint ou qualquer outro recurso visual.

Concentre-se na história que você deseja contar. Jornalistas são pessoas ocupadas: se você puder dar a eles uma história que eles possam usar, isso torna suas vidas muito mais fáceis. Isso torna mais provável que eles não procurem outro ângulo, mas usem aquele que você deu a eles.

Se você não contar a eles uma história, eles encontrarão a sua própria história e você pode não gostar dela.

Respondendo a perguntas

Esta é provavelmente a parte mais difícil de gerenciar uma entrevista coletiva, porque você não sabe o que vai acontecer.

Prepare-se o máximo que puder, resolvendo o que pode ser perguntado e reunindo uma boa resposta para cada pergunta difícil. É uma boa ideia praticar com alguém que finge ser o jornalista. Se você tiver mais de uma pessoa falando na coletiva de imprensa, combine de antemão quem vai responder a cada tipo de pergunta.

Certifique-se também de que seu moderador esteja alerta para perguntas que estão fora do escopo da coletiva de imprensa, especialmente se forem hostis. Eles precisam estar prontos para pular e dizer algo como:

“Temo que essa questão esteja fora do nosso escopo hoje. Alguém gostaria de fazer uma pergunta sobre o material que discutimos? ”

Cuidado com os jornalistas que tentam você a usar certas frases para 'infectá-lo'. Eles podem querer citações que possam usar fora do contexto, porque dão ótimas manchetes.

Exemplo: texto infeccioso


Em um evento de treinamento em gestão de imprensa, uma equipe de alunos fingiu ser a diretoria de uma grande rede de supermercados em uma entrevista coletiva. Um jornalista disse:

Você pode nos contar mais sobre esse alimento envenenado que foi encontrado em uma de suas lojas?

O grupo se entreolhou, horrorizado. O briefing para o exercício não havia mencionado comida envenenada e, na verdade, era apenas o jornalista jogando para ver o que aconteceria. Um deles falou.

Não estamos admitindo qualquer comida envenenada .

Assim que ela disse isso, ela percebeu que tinha sido pega. Uma citação fora de contexto e uma manchete para o jornal do dia seguinte, teria sido uma entrevista coletiva real.

As coletivas de imprensa sobre más notícias, especialmente acidentes ou desastres, são um caso especial. Veja nossa página em Comunicações de crise para mais.

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Depois do evento

É uma boa ideia acompanhar as equipes de notícias locais e nacionais para garantir que tenham tudo o que precisam.

Principalmente se houver outro evento no dia e algumas equipes de imprensa não comparecerem à sua coletiva de imprensa, ligue e informe que você tem uma gravação e envie um kit de mídia por e-mail. Eles podem ser capazes de usar parte dele, mesmo que não estejam lá. Você também pode se oferecer para marcar entrevistas com os participantes posteriormente, se necessário.

Também é uma boa prática compartilhar a cobertura de notícias você mesmo, por meio das mídias sociais e do seu próprio site, para obter o máximo de publicidade, e também revisar sua coletiva de imprensa e a cobertura resultante para ver o que você pode aprender com ela.

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Comunicações de crise: gerenciamento de imprensa e relações públicas em torno de desastres
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