Domine a produtividade com essas dicas simples de gerenciamento de tempo

Desenvolvimento pessoal

Gerenciar seu tempo da maneira certa pode fazer maravilhas pelo seu trabalho - você será capaz de terminar tudo no prazo, controlar sua carga de trabalho, permanecer produtivo e tudo isso sem pressa ou estresse.

Mas, gerenciamento de tempo produtivo pode ser difícil - um enquete mostra que as pessoas gastam apenas 2 horas e 53 minutos sendo produtivas durante suas horas de trabalho.

No entanto, existem maneiras de aumentar esses números e garantir que você procrastinar menos, bem como fazer mais trabalho.



Para ajudá-lo a dominar a produtividade e otimizar sua rotina de trabalho, aqui estão 8 dicas simples de gerenciamento de tempo que você pode experimentar.

1. Identifique o seu tempo mais produtivo

Todos têm seu próprio tempo mais produtivo durante o dia, que é determinado por sua Ritmos circadianos - relógios internos que determinam quando você melhor executa ações diferentes.

Seguindo seu relógio interno, você se torna mais produtivo em seu trabalho porque o executa durante o tempo em que está mais alerta, focado e energizado.

como evitá-lo em um ensaio

Antes de decidir quais são seus horários de pico de produtividade, considere seus hábitos atuais e seu sucesso em realizá-los.

Você começa a trabalhar logo de manhã, mas tem dificuldade para se concentrar, então passa horas procrastinando? Nesse caso, o início da manhã não é o melhor momento para o seu trabalho mais importante e você deve reservá-lo para o final do dia.

Para encontrar o seu tempo mais produtivo, experimente - controle o tempo que você gasta nas mesmas atividades em diferentes horas do dia com um aplicativo de gerenciamento de tempo.

Mais tarde, ao analisar seus resultados, você pode descobrir que, para a mesma tarefa, é necessário:

  1. 3 horas da manhã
  2. 2 horas por volta do meio-dia
  3. e 1,5 hora no final da tarde

Isso mostra que o final da tarde é o período em que você executa o trabalho com mais qualidade, e é quando você deve sempre lidar com suas tarefas mais importantes. Você também deve deixar tarefas menos importantes, como e-mails ou reuniões, para suas horas menos produtivas.

2. Use um aplicativo de gerenciamento de tempo

Ao tentar gerenciar melhor seu tempo, a prática recomendada é controlar como você o gasta. Você deve identificar quanto tempo leva para terminar uma tarefa e se certas tarefas demoram mais para terminar do que o esperado. Para este propósito, você pode experimentar o Clockify, um aplicativo de gerenciamento de tempo livre .

Com ele, você poderá rastrear o tempo que gasta em atividades, gerar relatórios com seus resultados e identificar onde desperdiça seu tempo.

Como um experimento, você pode usar o aplicativo de gerenciamento de tempo para rastrear o tempo que você gasta em todas as suas atividades durante o dia de trabalho:

  1. suas atribuições e projetos
  2. mídia social
  3. a Internet
  4. gerenciamento de caixa de entrada
  5. rompe
  6. Encontros
  7. telefonemas

Então, ao gerar um relatório e analisar seus resultados, você pode descobrir que gastou:

  1. 45 minutos nas redes sociais
  2. 1 hora gerenciando sua caixa de entrada
  3. 30 minutos em uma ligação irrelevante

No final, são 2 horas e 15 minutos que você poderia ter gasto em atividades mais lucrativas.

Da próxima vez, você pode alocar mais tempo para suas atividades mais importantes. Ao usar seu aplicativo de gerenciamento de tempo para controlar o tempo diariamente, você sempre terá dados abrangentes que mostram se sua rotina precisa de mais melhorias e em que área.

3. Priorizar tarefas

Nem todas as tarefas são igualmente importantes, e você deve priorizá-las com base em sua importância e, em seguida, resolvê-las nessa ordem.

Primeiro, crie listas de tarefas diárias e preencha-as com tarefas que esperam por você no dia seguinte. Dessa forma, você não perderá tempo pensando no que precisa fazer, momentos antes de iniciar seu dia de trabalho.

Certifique-se de criar essas listas no dia anterior, para que você não precise se preocupar com elas pela manhã, quando deveria estar se preocupando com outras atividades.

Anote as tarefas em ordem de importância - coloque as tarefas mais importantes no topo da sua lista e as menos importantes na parte inferior.

Lembre-se de que colocar toda a sua energia em uma tarefa específica pode beneficiá-lo mais do que trabalhar em 5 tarefas diferentes ao mesmo tempo. Isso é conhecido como Princípio de Pareto . Se você direcionar 20% de seus esforços na direção certa, obterá 80% dos resultados desejados.

Por exemplo, se você é um desenvolvedor que corrige bugs em um programa, tente corrigir 20% de todos os bugs que resolverão 80% dos problemas do seu programa.

Se houver alguma tarefa em sua lista de tarefas que não seja essa urgente ou importante , delegue-os a outras pessoas ou elimine-os completamente. Isso vai lhe poupar muito tempo e dar mais ênfase às suas prioridades.

4. Agendar tarefas

Depois de ter todas as suas listas de tarefas e itens organizados e suas tarefas mais importantes selecionadas, você pode alocá-los para dias da semana e horas do dia específicos.

É melhor que você bloqueie o tempo para cada item de sua lista de tarefas diárias e marque-o em sua agenda - você pode usar o Google Agenda ou uma ferramenta semelhante para essa finalidade. Solicite todos os seus itens de tarefas diários no calendário e indique os horários de início e término.

Os tempos finais podem servir como prazos, o que pode ajudar a mantê-lo no caminho certo - você saberá quanto tempo tem antes de terminar uma atividade, então se sentirá encorajado a permanecer focado nisso para vencer o relógio.

Você pode anotar as tarefas em ordem de importância, alocando suas primeiras horas de trabalho à sua tarefa mais importante. Ou você pode alocar essa tarefa para o período de tempo mais produtivo do dia.

Certifique-se de deixar algum tempo para intervalos e atividades não planejadas - você nunca sabe quando terá que reorganizar as prioridades porque algo mais apareceu.

Para obter os melhores resultados, você pode agrupar tarefas semelhantes em seu calendário e trabalhar nelas uma após a outra.

5. Abordar distrações

As distrações vêm em todas as formas e formas, e é importante abordá-las: mídia social, Internet, seu telefone, interrupções e ruídos de fundo são todos os grandes culpados.

A melhor maneira de eliminar a mídia social e outros sites que desperdiçam tempo durante o horário de trabalho é recorrer a um bloqueador de sites. Existem vários tipos, para vários dispositivos, mas a maioria funciona com o mesmo princípio: você adiciona os links de URL de sites que distraem a uma lista negra e define o tempo por quanto tempo você não poderá acessá-los.

Quanto ao seu telefone, você deve deixá-lo em algum lugar fora de alcance durante o horário de trabalho, como uma sala diferente, pois dessa forma, será mais difícil para você ficar verificando o telefone ou se distrair com ele.

o que significa ser assertivo

Para obter uma análise clara de quanto tempo você realmente gasta nas redes sociais e distrações semelhantes, bem como ver quanto tempo você pode economizar, use um aplicativo de gerenciamento de tempo.

Ao trabalhar em um escritório aberto, você pode usar fones de ouvido para abafar a maioria dos ruídos de fundo. Você pode optar por um gerador de ruído ou escolher uma música adequada. 1 Estudo da Middle Tennessee State University mostrou que os instrumentais melhoram a concentração e o desempenho.

Você também pode usar fones de ouvido como um indicador de que está trabalhando, para que seus colegas não o interrompam durante esse período.

Depois de minimizar todas as distrações, você será capaz de se comprometer com seu trabalho, sem o medo de que algo atrapalhe sua concentração.

6. Trabalhe enquanto espera ou se desloca

Esperar no dentista ou ir para o trabalho pode parecer um tempo que você está fadado a perder, mas você pode usá-lo para avançar em seu trabalho.

Você provavelmente carrega seu telefone, tablet ou talvez até mesmo seu laptop aonde quer que vá, para que possa trabalhar durante as tediosas esperas e deslocamentos.

Basta escolher tarefas menos importantes, aquelas que você pode executar com recursos limitados, e começar a trabalhar. Por exemplo, você pode usar esse tempo para responder a seus e-mails, ler uma proposta e conduzir uma pesquisa simples para seu próximo projeto.

O que quer que você escolha fazer, você vai subtrair da carga de trabalho que o espera no escritório, então você vai economizar tempo no longo prazo.

7. Faça pausas

As pausas podem parecer contraproducentes no seu caminho para terminar mais em menos tempo, mas na verdade ajudam a concentrar-se, pois você é capaz de recarregar quando se sente cansado e sem foco.

Se você continuasse trabalhando até concluir uma tarefa, correria o risco de esgotamento devido ao excesso de trabalho. Além disso, você corre o risco de apressar uma atribuição ou projeto, o que pode resultar em reescritas e revisões demoradas.

Como um Pesquisa da Universidade de Illinois shows, breves pausas ajudam seu foco. Além disso, Pesquisa da Florida State University afirma que podemos ser produtivos por apenas 90 minutos de cada vez e, depois, devemos fazer uma pausa antes de continuar.

A quantidade de tempo que você escolhe para passar nas pausas pode ser flexível:

  1. primeiro intervalo - 5 minutos para fazer uma xícara de chá
  2. segundo intervalo - 15 minutos para meditar e relaxar.
  3. terceiro intervalo - 10 minutos para caminhar e limpar sua mente

O importante é ajustar o tempo de descanso dependendo de como você se sente cansado e de quanto tempo você acha que vai precisar antes de poder continuar.

Após o intervalo, você se sentirá com energia e revigorado, e mais propenso a se concentrar no que está encarregado de fazer.

8. Organize seu espaço de trabalho

Saber onde estão todos os seus arquivos, pastas e documentos importantes irá economizar muito tempo que você gastaria procurando por eles.

Sempre certifique-se de manter seus documentos importantes ao seu alcance - em gavetas ou bem organizados em sua mesa. Classifique tudo por tipo e tópico e mantenha os documentos relacionados juntos - notas, papéis importantes, livros e manuais importantes para o seu trabalho.

Se você sabe que precisará de um determinado conjunto de documentos amanhã, coloque-os na mesa no dia anterior.

Use as mesmas técnicas em seu laptop ou computador desktop:

  1. organizar e classificar arquivos relacionados em pastas
  2. no final da semana ou mês, exclua os arquivos e pastas de que você não precisa mais
  3. ou crie uma pasta “Arquivo” e armazene todos os documentos nos quais você não está mais trabalhando ativamente, mas deseja manter, aqui

Ao organizar seus documentos, você se sentirá mais no controle do que faz e gastará menos tempo se preparando para as atividades.




Conclusão

Gerenciar seu tempo corretamente não é impossível - você precisa repensar seus velhos hábitos, identificar sua hora do dia mais produtiva, destacar perdas de tempo e distrações, bem como organizar, priorizar e planejar suas tarefas diárias.

Ao fazer ajustes em seus hábitos de gerenciamento de tempo, o uso de aplicativos de gerenciamento de tempo é crucial, pois informa exatamente quanto tempo você gasta em atividades, bem como quanto dele você poderia economizar ou alocar.


Mark Maric é gerente de marketing e SEO que trabalha na Clockify software de gerenciamento de tempo.

Ele freqüentemente escreve sobre gestão, produtividade e marketing. Certifique-se de segui-lo Twitter para mais informações e atualizações.

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