Reuniões conscientes

Veja também: Reuniões - Planejamento e Estrutura

Você é uma das pessoas que mais odeia reuniões porque elas duram muito tempo e nunca parecem ser realmente relevantes?

Uma pesquisa recente do Cranfield Center for Business Performance da University of Cranfield descobriu que as reuniões não precisam ser assim.



Em vez disso, os pesquisadores sugerem, as reuniões podem ser uma das ferramentas mais poderosas no arsenal de qualquer gerente se o presidente puder ajudar os participantes a entrar em um estado semelhante ao de 'atenção plena'.



Nesse estado, os participantes verão as coisas com mais clareza e ajudarão a tomar melhores decisões.


O que é atenção plena?

Fundamentalmente, atenção plena é estar ciente do presente.



Originalmente um conceito budista, a atenção plena é um dos sete fatores da iluminação. Nesse contexto, significa uma consciência da realidade das coisas e, portanto, é considerada uma forma de superar a ilusão e um poder-chave.

Em um nível pessoal, atenção plena significa estar ciente de seu corpo, mente e sentimentos.

Veja nossa página em Atenção plena para mais.

Em um ' reunião consciente ', O presidente ajuda os participantes a estarem cientes do ‘agora’, mas não reagem muito rapidamente às informações.



Isso permite a exploração de novas ideias e diferentes perspectivas.


A pesquisa Cranfield, liderada pelo Dr. Andrey Pavlov e Dra. Jutta Toblas, sugere que, se a cadeira ajudar os participantes a se tornarem mais conscientes, eles se envolverão de maneira mais eficaz, focalizando as prioridades da reunião em vez de seus próprios pensamentos. Embora isso possa parecer difícil, há uma série surpreendentemente simples de dez etapas que a cadeira pode realizar para ajudar os participantes a entrar nesse 'espaço consciente'.


Reuniões conscientes: um processo de dez etapas

1) Incentive a abertura

Os participantes da reunião precisam sentir que podem falar abertamente, sem se preocupar com as possíveis consequências do que dizem. Os presidentes podem agir para encorajar isso, encorajando todos a darem sua opinião e garantindo que críticas pessoais não sejam permitidas.

2) Estabelecer confiança

A confiança leva tempo para se desenvolver, mas, uma vez que existe, é uma ferramenta poderosa para incentivar a abertura e o compartilhamento de informações. É importante que o grupo na reunião se conheça e tenha a chance de construir confiança. O presidente pode, portanto, desejar deixar claro que o envio de substitutos não é aceitável se uma pessoa não puder comparecer, ou que é importante que o grupo trabalhe junto ao longo do tempo.

3) Certifique-se de que todos estão fisicamente confortáveis

Parece estranho, mas a pesquisa mostra que todos os pensamentos e emoções surgem primeiro como sensações físicas. Estes são interpretados como sentimentos e influenciam a tomada de decisões. Por isso, é muito importante garantir que todos estejam fisicamente confortáveis. Isso significa que a cadeira deve garantir, por exemplo, que haja espaço suficiente na sala de reuniões para que todos possam caber confortavelmente, que não esteja muito quente ou muito frio e que todos que quiserem tomem uma bebida. Com muitas organizações banindo até mesmo a ideia de fornecer café grátis, isso pode significar enviar e-mails para lembrar a todos de trazerem suas próprias bebidas.

4) Certifique-se de que existem diferentes pontos de vista entre o grupo

Se o grupo for muito semelhante, várias questões inúteis podem surgir, incluindo o perigo do 'pensamento de grupo', onde o grupo não vê que outras perspectivas são possíveis. Portanto, é uma boa prática garantir que os participantes tenham experiências e funções diferentes dentro e fora da organização e que, portanto, trarão perspectivas diferentes. Por exemplo, em organizações de saúde, você incluiu a perspectiva do paciente?

5) Permitir que os participantes expressem emoções

Às vezes, pode parecer que expressar emoções é desaprovado em um contexto de negócios e até mesmo em uma reunião pessoal. Eles são tão bagunçados. Mas a forma como nos sentimos é parte integrante de como tomamos decisões e, portanto, um estado de plena atenção não pode emergir se a expressão de emoções não for permitida. O presidente pode precisar garantir que seja explicitamente acordado que a expressão de emoções é permitida, pois o grupo pode, de outra forma, assumir uma proibição implícita.

6) Encontrar-se cara a cara sempre que possível

Embora seja perfeitamente possível promover um relacionamento existente por e-mail, e até mesmo desenvolver um, o encontro cara a cara proporciona uma poderosa sensação de conexão. Embora você não queira arrastar pessoas por 320 quilômetros apenas para uma reunião de meia hora, se possível, faça reuniões quando as pessoas já estiverem no mesmo espaço para evitar teleconferências e incentive os participantes a falarem pessoalmente sempre que possível.

7) Respeite o fato de que as pessoas têm um período de atenção limitado

Foco e atenção são cruciais para manter a atenção plena. Também é um trabalho árduo e com oferta limitada. Portanto, o presidente precisa respeitar isso e garantir que as reuniões sejam breves e diretas, com intervalos e lanches, se necessário.

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8) Manter o foco como presidente

A cadeira é o foco da reunião. Quem quer que esteja falando, é provável que pelo menos outra pessoa na sala esteja perfeitamente ciente do que a cadeira está fazendo. A cadeira, portanto, precisa estar presente na mente, bem como no corpo, e não ser tentada a sair mais cedo e deixar os outros continuarem. O presidente também tem a função de manter o foco da reunião, trazendo-a de volta ao curso e esclarecendo a estrutura, se necessário.

9) Permitir que novas ideias e prioridades sejam discutidas

Mindfulness tem tudo a ver com o 'agora', o momento presente. Se a reunião estiver focada em como a empresa ou organização fez as coisas no passado, é provável que perca ideias novas e emergentes. O presidente, portanto, precisa se manter envolvido à medida que as discussões se desenvolvem e tentar não resistir a novas prioridades se elas surgirem. A melhor maneira de fazer isso é se concentrar no que é necessário 'agora', o que provavelmente incentivará o surgimento das informações necessárias e ajudará o grupo a tomar as decisões mais eficazes.

10) Moldar a estrutura da reunião

Independentemente de quão fácil seja deixar outra pessoa definir a agenda, é importante que o presidente esteja fortemente envolvido. O presidente também tem a função de moldar a estrutura da reunião à medida que ela se desenrola e permitir que ela se desenvolva com flexibilidade, se necessário. Com o presidente prestando atenção à estrutura da reunião, todos os outros podem se concentrar no conteúdo e, portanto, tomar decisões conscientes.


Apenas senso comum?

Você pode estar pensando que muitas dessas dez etapas são apenas senso comum. E colocados assim, eles parecem bastante óbvios. Mas também ficou claro pelas pesquisas em Cranfield e em outros lugares que eles não são necessariamente a norma.

Como presidente, se você incorporar até mesmo alguns desses dez pontos em suas reuniões, é provável que as reuniões se tornem mais eficazes. Se você incorporar todos eles, certamente descobrirá que os grupos que você preside tomam decisões mais eficazes e que as pessoas estão mais dispostas a participar em corpo e mente.

Continua a:
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Conduzindo uma reunião - O papel do presidente
O papel do secretário e a tomada de atas