Apresentando Dados

Veja também: Gráficos e tabelas

Quando e como você deve usar os dados em uma apresentação?

A resposta é que você deve usar figuras e números sempre que eles fornecerem as melhores evidências para apoiar seu argumento ou para contar sua história. Mas como apresentar esses dados é mais difícil.



Muitas pessoas não estão interessadas em tabelas de números e podem ter dificuldade para entender gráficos. Como você pode ajudá-los a analisar os dados?



Esta página foi projetada para ajudá-lo a responder a essa pergunta, estabelecendo algumas regras simples para a apresentação de dados.


Lembre-se de que você está contando uma história ao seu público

Todas as apresentações são basicamente oportunidades de contar histórias.



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Os seres humanos foram programados, ao longo de milhões de anos de evolução, para desfrutar e responder às histórias. É melhor trabalhar com isso, não lutar, porque se você contar uma história ao seu público, eles provavelmente ouvirão com muito mais atenção e também chegarão a uma conclusão lógica: o insight a que você está tentando conduzi-los.

Depois de entender isso, a questão do uso de dados se ajusta: é para fornecer evidências de como sua história se desenrola.

Use dados para contar a história




Você não está apresentando dados como tais; está usando dados para ajudá-lo a contar sua história de uma forma mais significativa.

Isso significa que sempre que for necessário apresentar dados, você deve se perguntar:

' Qual é a história nesses dados? ',

e então

' Qual a melhor forma de contar essa história ao meu público? '


Uma imagem conta mil palavras

90% das informações enviadas ao cérebro são visuais e mais de 90% de toda a comunicação humana é visual. O processamento de texto exige que nosso cérebro trabalhe muito mais do que no processamento de imagens. Na verdade, o cérebro pode processar informações pictóricas 60.000 vezes mais rápido do que as informações escritas.

Há uma verdade considerável no ditado 'uma imagem vale mais que mil palavras'. Pode não ser literalmente mil, mas geralmente é muito mais fácil usar uma imagem do que descrever informações numéricas em palavras.

Os dados em si podem ser de vital importância, mas sem uma apresentação visual desses dados, seu impacto (e, portanto, sua mensagem) pode ser perdido.

Existem muitas pessoas no mundo que não acham fácil entender os números.

Também há muitas pessoas que simplesmente se desligam se você mostrar os números em uma tabela. Mas se você apresentar dados em um gráfico ou gráfico de pizza, fará uma representação pictórica dos dados. Isso torna os números muito mais fáceis de entender. Tendências e proporções tornam-se mais óbvias.

Considere este conjunto de dados:

Vendas
1º Trim 7,5
2º Trim 3,1
3º Trim. 1,5
4º trimestre 1,1

Mesmo para os altamente numerados, o ponto imediato é apenas que há muito mais vendas no primeiro trimestre. Você teria que somar e dividir para descobrir as relações entre os quatro números. Também requer muito mais concentração para ler e absorver as informações neste formato.

Agora considere os mesmos dados em um gráfico de pizza:

Exemplo de gráfico de pizza para mostrar os números de vendas trimestrais.

É imediatamente e extremamente óbvio, mesmo para aqueles que lutam com números, que mais da metade de todas as vendas foram no primeiro trimestre e que mais de 75% foram nos primeiros dois trimestres.

Além do mais, ninguém vai se esforçar no fundo da sala para ler seus números. Você realmente pode ver muito mais em uma imagem.

Mas, e isso é importante, certifique-se de que o gráfico seja bom.

Verifique se o seu gráfico ou gráfico é visualmente atraente, se todos os rótulos estão claros e se você usou um tipo apropriado de gráfico ou gráfico. A má criação de gráficos é sempre óbvia e pode causar confusão. Sua mensagem também terá muito mais impacto se você escolher o tipo certo de gráfico ou gráfico.

Para saber mais sobre isso, veja nossa página em Gráficos e tabelas .


KISS: Mantenha-o simples, estúpido!

Quando você é bom em estatística, é muito tentador fazer algumas análises realmente fantásticas. E depois de fazer isso, você realmente quer mostrar a todos como você é inteligente e quanto trabalho você fez.

Mas isso realmente ajuda a deixar seu ponto de vista?

Não?

Então não apresente.

Nos casos (relativamente raros) em que você realmente necessidade algumas análises realmente fantásticas, você precisa se perguntar se todos vão entender. E, nestes dias de apresentações postadas na internet, o leitor casual de seus slides entenderá mais tarde?

Mais uma vez, se a resposta for ‘provavelmente não’, então não use.

Deixe de fora ...


Se você não pode resumir sua análise em uma ou duas frases curtas e claras, então não a inclua.


Também se segue que, se você não precisa incluir dados para apresentar seu ponto de vista, talvez seja melhor não fazê-lo. Um slide que provavelmente será mal interpretado ou produzirá confusão é pior do que nenhum slide. Portanto, elimine todos os dados desnecessários e concentre-se no que você realmente precisa para contar sua história .

Lembre-se do KISS: Keep It Simple, Stupid.


Destaque os principais recursos para extrair os insights

Não estamos sugerindo que você deva ‘ emburrecer 'Sua apresentação, mas não há mal nenhum em destacar os principais recursos, bem como cortar dados desnecessários.

Suponha mais uma vez que você esteja usando os números de vendas dos últimos quatro trimestres. Você quer mostrar os números reais. Por que não usar uma ferramenta de destaque para enfatizar que o primeiro trimestre é mais da metade?

Com o PowerPoint e outro software de apresentação, você pode fazer com que cada círculo apareça separadamente, conforme você expõe e discute os insights.

Use seu software de apresentação para destacar dados importantes e contar sua história.

Um pouco de uso criativo da tecnologia pode ajudá-lo a destacar certas figuras e, mais uma vez, tornar a história mais clara.


Mensagem para levar para casa

Paradoxalmente, a apresentação de quaisquer dados deve ser projetada para mover a conversa um jeito dos dados para o insight e a ação que devem resultar deles.

Em outras palavras:

'O que aconteceu lá?'

e

'O que você irá fazer sobre isso?'

Se você olhar para sua apresentação, dados e tudo mais, e não estiver claro como você passaria dos dados para o insight e, em seguida, a ação, provavelmente é uma boa ideia olhar para eles novamente.

Lembre-se, é a história que importa ... e então o que acontece como resultado.

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Trabalho com recursos visuais