Escrevendo um Caso de Negócio

Veja também: Dicas de redação de negócios

Um caso de negócios tem como objetivo convencer os principais tomadores de decisão dos méritos de um determinado curso de ação.

É uma parte importante da documentação do seu projeto: se um resumo do projeto descreve o que precisa ser feito e um plano do projeto explica como, o caso de negócios define o porquê.



Um bom business case explicará o problema, identificará todas as opções possíveis para resolvê-lo e permitirá que os tomadores de decisão decidam qual curso de ação será melhor para a organização.



Também permitirá que quaisquer alterações no escopo ou escala de tempo do projeto sejam avaliadas em relação ao propósito original.

O que já aconteceu?

Antes de escrever um caso de negócios, você deve ter realizado uma boa pesquisa sobre o problema e as possíveis soluções. Esta página pressupõe que você já tenha feito esse trabalho, seja por conta própria ou como parte de um grupo de trabalho.



A Estrutura do Caso de Negócio

Um caso de negócios precisa conduzir o leitor através do problema, considerar várias soluções e, finalmente, decidir qual opção é a melhor. Portanto, precisa de uma estrutura clara, com muitos títulos e subtítulos para orientar o leitor.

Melhor dica!


Muitas organizações têm um modelo para casos de negócios, definindo a estrutura e o formato necessários, portanto, verifique se há um em sua empresa antes de começar.



As seções que geralmente são necessárias em um caso de negócios são:

1. Sumário Executivo

O sumário executivo resume o caso de negócios, incluindo sua recomendação. Muitas vezes é melhor escrever por último, quando você tem certeza sobre o curso de ação recomendado e por quê. Lembre-se de que alguns tomadores de decisão podem ler apenas o resumo executivo, portanto, você precisa se certificar de que incluiu tudo o que é relevante.

2. Introdução

Esta seção apresenta o caso de negócios e descreve resumidamente do que se trata.

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3. Declaração do problema

Este deve ser um breve parágrafo descrevendo o problema. Deve estar relacionado à estratégia ou visão da organização para demonstrar como resolver o problema é importante para a organização.

4. Análise

Esta seção fornece uma descrição mais detalhada do problema e por que é importante abordá-lo. Deve incluir qualquer análise que você ou outras pessoas tenham realizado para identificar o impacto ou as razões do problema. A evidência concreta é sempre útil: o número de pessoas afetadas ou o custo para a empresa ou para seus clientes. Neste ponto, é apropriado mencionar qualquer pessoa que tenha estado envolvida no trabalho dentro ou fora da organização.

5. Discussão das opções possíveis

Você deve identificar e discutir todo opções possíveis para resolver o problema, incluindo não fazer nada. Para cada um, você precisa discutir:

  • Os benefícios : por que seria uma boa ideia fazê-lo, incluindo até que ponto aborda o problema;
  • Os custos , incluindo requisitos de recursos. Muitas vezes é útil incluir figuras e gráficos aqui;
  • O prazo provável para o projeto , e para ver o retorno do investimento, com motivos; e
  • Os riscos , tanto de fazer isso, e isso pode impedir a implementação bem-sucedida.

Tanto quanto possível, estes devem ser realistas e, de preferência, apoiados por dados sólidos. Onde você fez uma estimativa, isso deve ser baseado em uma fonte razoável, que você deve citar, se possível.

6. Recomendação

Finalmente, você deve fazer uma recomendação sobre qual opção é a melhor, pesando os custos e benefícios.

7. Detalhes da opção escolhida

Dependendo das preferências de sua organização, da natureza do caso de negócios e de como você se sente a respeito, você pode, nesta fase, desejar incluir uma consideração mais detalhada da opção escolhida. Alternativamente, você pode incluir uma análise mais detalhada em um apêndice, incluindo todos os dados de apoio, ou fornecer um relatório posterior com todos os detalhes do projeto.

Se você estiver incluindo mais detalhes, esta é uma boa oportunidade para incluir um esboço do plano do projeto (veja nossas páginas em Gerenciamento de projetos e Planejamento de Projeto para saber mais) e uma análise de risco mais completa e completa (veja nossa página em Gerenciamento de riscos para mais).

Isso demonstrará que você refletiu sobre o projeto com alguns detalhes e tem uma ideia razoável de quanto tempo levará, quais recursos serão necessários e como mitigar os riscos. Isso deve ajudá-lo a avaliar se a organização é atualmente capaz de realizar o trabalho ou se recursos adicionais serão necessários.

Você também deve fazer algumas propostas para a governança do projeto, incluindo um grupo para supervisionar o projeto e quaisquer pontos de decisão críticos.

Sua organização pode exigir um avaliação financeira detalhada , incluindo os custos de oportunidade do projeto e alguns descontos se o período de retorno do investimento for de vários anos. Nesse caso, quase certamente haverá diretrizes detalhadas em algum lugar, incluindo um fator de desconto, que você precisará seguir.

O custo de oportunidade é uma medida do que mais você poderia ter feito com o dinheiro em vez de investir neste projeto. Na sua forma mais simples, é a taxa de juros que estaria ganhando no banco, mas, em tempos econômicos difíceis, também é uma medida de quais outros projetos não seguirão em frente se este for assim.

Desconto é uma forma de medir o valor presente dos pagamentos a serem recebidos no futuro para permitir a comparação direta de projetos com diferentes tempos de retorno. Leva em consideração o valor de ter algo agora, em vez de mais tarde.

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A maneira mais fácil de pensar nisso são os juros que você paga sobre um empréstimo ou hipoteca: você quer o dinheiro para comprar algo agora, então está preparado para pagar mais do que esperar até economizar. Os economistas calcularam o que 'a pessoa média' está preparada para pagar para ter algo 'agora' e isso é frequentemente aplicado como um 'fator de desconto' padrão para a análise de investimento.

Também é útil incluir informações sobre resultados e critérios de sucesso : como você saberá que seu projeto foi bem-sucedido?

8. Conclusão

Você deve concluir o caso de negócios lembrando por que é importante abordar o problema e a ação que você deseja que o leitor execute como resultado da leitura, por exemplo, chegar a um acordo sobre um curso de ação ou aprovar trabalhos futuros. Certifique-se de deixar claro por que sua proposta é a melhor maneira de abordar o problema.


Estilo e linguagem

Um caso de negócios geralmente é direcionado a pessoas sem um conhecimento detalhado da área de assunto. Portanto, você precisa evitar jargões e manter a linguagem o mais simples possível.

Use frases curtas e divida o texto com muitos subtítulos.

Os parágrafos não devem ter mais do que quatro a cinco linhas, e você deve deixar uma linha entre os parágrafos. Mais curto é melhor do que mais longo.

Você também deve tentar desenvolver um senso de urgência. Deixe claro quando você precisa de uma decisão e por que essa data é crucial.

Uma breve nota sobre verificação e revisão

Como acontece com qualquer coisa escrita, é sempre uma boa ideia olhar novamente para o seu trabalho após um intervalo. Se possível, faça isso um dia depois, mas, se não for possível, pelo menos algumas horas. Também é uma boa ideia pedir a outra pessoa para verificar seu trabalho.

Continue referindo-se ao caso de negócios

Depois de aprovado, seu business case não é um documento estático. Cada mudança no projeto deve ser considerada contra ele e, se acordado, incorporada para que o caso de negócios permaneça um registro completo do projeto. Esta é uma parte vital do gerenciamento de qualquer projeto (veja nossa página em Gerenciamento de projetos para mais).

Também pode ser útil consultar o caso de negócios ao monitorar e avaliar o progresso para verificar seus objetivos originais e certificar-se de que seu projeto ainda proporcionará os benefícios propostos.




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